Projectmedewerker VvE

Organisatie

Je gaat aan de slag binnen het Projectmanagementbureau (PMB) van Stadsontwikkeling (SO) van de gemeente Rotterdam. Daarbinnen vallen verschillende projecten en programma's gericht op de ontwikkeling van onze stad Rotterdam. Het Nationaal Programma Rotterdam Zuid (NPRZ) werkt aan het verbeteren van het woonklimaat op Rotterdam zuid. De VvE aanpak is een essentieel en gespecialiseerd onderdeel hiervan en daarom is binnen het programma een VvE-team opgericht ter ondersteuning van vastgoed-, renovatie- en ontwikkelopgaven.

De organisatie

Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Wij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn wij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden we Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen we dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen. En met ons vastgoed huisvesten wij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft - samen met private en publieke partners - vorm aan de stad en houdt de stad in vorm. Projectmanagement is mensenwerk. Omdat wij van alle mensen houden, vinden we het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zichzelf kan zijn. Wij geloven in de kracht van diverse teams: door gebruik te maken van ieders unieke achtergrond, kennis en ervaringen maken we Rotterdam voor alle Rotterdammers steeds een beetje beter en mooier.

Functieomschrijving

Ben jij een ster in het bijhouden van een nauwkeurige VvE administratie, heb je overzicht en ben je communicatief sterk? Wil je bijdragen aan het toekomstbestendig en duurzaam maken van Rotterdam zuid? Dan past werken binnen het Nationaal Programma Rotterdam Zuid bij jou.

Jouw functie

De gemeente Rotterdam werkt binnen het Nationaal Programma Rotterdam Zuid (NPRZ) aan een prettig woonklimaat op Rotterdam zuid. Onderdeel hiervan is de pijler Wonen waarin de woningvoorraad op Rotterdam zuid toekomstbestendig wordt gemaakt, met VvE's in gezonde staat. Samen met VvE's, eigenaren en partners, verbeteren, verduurzamen en vernieuwen we het vastgoed op Rotterdam zuid. Dit zijn transformaties voor zowel een grondige aanpak van woningen, maar ook sloop/nieuwbouw projecten. De VvE werkzaamheden zijn van essentieel belang om transformatie te kunnen realiseren. Ter ondersteuning van ons team zijn wij daarom op zoek naar een VvE projectmedewerker.

Kort samengevat:

• Ondersteunen van het volledig VvE management voor de projecten van het NPRZ Wonen;
• Ondersteunen van het VvE proces in alle stappen richting besluitvorming;
• Beheren van volledige projectdossiers, deze houd je actueel bij en volgens de afgesproken werkwijze;
• Bewaken van documentkwaliteit en vindbaarheid via vaste formats, versies, naamgeving en consistent archiefbeheer;
• Zorgdragen en bewaken van een heldere verslaglegging, afspraken, besluiten en opvolging van acties;
• Versnellen van notariële trajecten door nauw contact en correcte, tijdige dossieraanlevering;
• Ordenen en beheren van juridische stukken, planningen, VvE en ALV-overzichten;
• Organiseren van de dagelijkse praktische en administratieve werkzaamheden;
• Bewaken van voortgang en deadlines en aansturen op tijdigheid wanneer nodig;
• Afhandelen van interne en externe informatieaanvragen;
• Bewaken en monitoren van tijdschrijven en correcte urenregistraties;
• Actief bijdragen aan de optimalisatie van het programma en deelprojecten.

Hoe je werkdag eruitziet

Je dag begint met het bijwerken van dossiers, want een goed dossier is als een goede bak koffie: onmisbaar en altijd vers. Daarna schuif je aan bij het overleg met de projectleider, waar jij de afspraken en besluiten vastlegt (zodat niemand later kan zeggen: "Dat had ik niet gehoord!"). Tussendoor plan je afspraken, bewaak je deadlines en stem je af met notarissen of collega's. In ons team draait het om samenwerken, doelen voor elkaar krijgen en lachen met elkaar.

Wat jij oplevert

• Complete, actuele en waterdichte dossiers
• Duidelijke besluitvorming waar direct op gehandeld kan worden
• Betrouwbare informatie waarmee risico's verlagen en besluiten versnellen
• Rust en overzicht in complexe trajecten
• Continue voortgang door actieve bewaking van acties en knelpunten

Waarom deze rol bijzonder is

'Een goede voorbereiding is het halve werk en bij NPRZ Wonen zet jij die in de praktijk. Jouw rol is van essentieel belang, omdat met een goede voorbereiding we flinke stappen kunnen maken binnen het VvE proces en daarmee ons doel, om Rotterdam zuid nóg mooier te maken op het gebied van wonen, versnelt. Een baan met een maatschappelijk doel en directe zichtbaarheid in de wijken waar het NPRZ Wonen actief is. Als collega krijg je ruimte om te groeien, stap voor stap neem je meer verantwoordelijkheid en groei je mee in het VvE Projectteam.

Functie-eisen

Je bent nauwkeurig en gestructureerd en weet moeiteloos overzicht te houden in complexe processen. Dankzij jouw sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, weet je verschillende doelgroepen op een heldere en overtuigende manier mee te nemen. Je pakt acties proactief en zelfstandig op, bent sterk in plannen en organiseren en houdt daarbij altijd oog voor prioriteiten en deadlines. Als echte teamspeler schakel je gemakkelijk tussen collega's, bewoners en andere stakeholders. Je kijkt vooruit en hebt goed inzicht in wat er op de korte én lange termijn nodig is om VvE-processen succesvol te laten verlopen. Daarnaast beschik je over een groot inlevingsvermogen, toon je begrip voor de situatie van burgers en weet je hun belangen en vragen op een toegankelijke en duidelijke manier te vertalen.

Eisen

• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in VvE-beheer of vastgoedbeheer;
• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau, dit blijkt uit een afgeronde opleiding of eerder opgedane werkervaring;
• Je hebt een vastgoedopleiding afgerond;
• Je hebt werkervaring met TwinQ en/of Convect;
• Je hebt aantoonbare ervaring met Duurzaam Meerjarenonderhoudsplan;
• Je hebt werkervaring met projectmatig werken, stakeholdermanagement en participatietrajecten;
• Je hebt ervaring met werken binnen of in opdracht van een gemeente, woningcorporatie en/of met bewonersparticipatie;

Wensen

• Je hebt werkervaring met het voorbereiden en ondersteunen van ALV's binnen VvE's;
• Je hebt werkervaring met communicatie met VvE-besturen, eigenaren en projectteams;
• Je hebt werkervaring met splitsingsakten, modelreglementen en notariële stukken;
• Je hebt werkervaring met het oprichten, activeren en opheffen van VvE's;
• Je hebt werkervaring met opstellen van agenda's, volmachten en brieven;
• Je hebt werkervaring met het bewaken van acties, voortgang en besluitvorming;