Project assistent port development

Organisatie

Het Havenbedrijf Rotterdam is actief voor heel de haven. Het Havenbedrijf Rotterdam werkt aan het versterken van de concurrentiepositie van de Rotterdamse haven. De haven van vandaag én morgen. Alle (inter)nationale ondernemingen die hier actief zijn, hebben het allergrootste belang bij een bereikbare en duurzame ‘Port of Rotterdam’, die kan blijven groeien. Het Havenbedrijf biedt klanten daarom alles wat nodig is voor de vlotte en veilige doorvoer en bewerking van grondstoffen en goederen. Ook heeft het oog voor de werk- en leefomgeving in de haven én investeert het doorlopend in bestaand en nieuw havengebied.

Afdeling

Je gaat werken binnen de afdeling Project Management Office (PMO) binnen de afdeling Port Development (PD). Op de afdeling Port Development werken we met elkaar aan kleine en grote projecten in en rondom de haven, waarbij de ontwikkeling van een veilige, slimme en duurzame haven centraal staat. 

Functieomschrijving

Wij zoeken een vrolijke en energieke project assistent, die het leuk vindt om zich bezig te houden met een breed scala aan administratieve en organiserende taken in een dynamische projectenomgeving. Je werkzaamheden doe je met name binnen het inkoopproces, denk aan inkopen aanmaken en aanpassen in SAP, opdrachtbrieven opstellen en prestaties boeken. Daarnaast  hou je je bezig met andere ondersteunende taken binnen de projecten, bv afspraken maken en bijwonen en onderhouden projectdossiers. Als Project Assistent doe je je werkzaamheden primair in de verschillende projectteams, bestaande uit o.a. een projectmanager, een engineer en een projectbeheerser. Anderzijds ben je onderdeel van het project support team, een vaste basis waar men op elkaar terug kan vallen bij werkdruk en verlof. Collegialiteit en onderlinge samenwerking vinden we binnen dit team belangrijk.   

Belangrijkste werkzaamheden

• Toetsen of inkoopaanvragen passen binnen vastgestelde richtlijnen en afgesloten inkoopcontracten;
• Verwerken inkoopopdrachten en zorgen voor de juiste communicatie hiervan richting de leverancier;
• Administreren en begeleiden van het facturatieproces;
• Onderhouden van het projectdossier;
• Faciliteren van de projectteam overleggen en zorgen indien nodig voor verslaglegging;
• Bijdragen aan het organiseren en regelen van project gerelateerde evenementen indien van toepassing.

Functie-eisen

• Ervaring met projectmatig werken;
• Ervaring met werken binnen een projectenomgeving;
• Ervaring met werken in bouwprojecten bij opdrachtgevende organisaties;
• Financiële ervaring, waarbij kennis van SAP gewaardeerd wordt;
• Secretariële vaardigheden voor het plannen van afspraken, het organiseren van vergaderingen en/of het notuleren;
• Kennis en ervaring met; SharePoint, Microsoft Office pakket, Office 365: Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote en Teams
• Goede beheersing van de Nederlandse taal. Engels is een pré.

Competenties:

• Accuraat en gericht op het bieden en leveren van kwaliteit, waarbij je overzicht weet te behouden en knelpunten signaleert
• Communicatief sterk, open en transparant
• Goed overzicht kunnen bewaren en prioriteren (je laat je niet snel gek maken)
• Kritische werkhouding op het proces
• Oplossingsgericht: creatief denken en handelen
• Neemt initiatief en stelt zich flexibel op. Handelt pro-actief
• Organiserend vermogen