Projectmedewerker administratie

Organisatie

Dit betreft een tijdelijk project dat wordt uitgevoerd door een speciaal ingericht projectteam. Het projectteam wordt voor de duur van het project tijdelijk ondergebracht binnen een afdeling van de organisatie. De tijdelijke plek wordt op een later moment vastgesteld.

Het projectteam opereert zelfstandig onder regie van een kernteam en is verantwoordelijk voor de uitvoering van het proces. Daarbij wordt het team ondersteund door specialisten en inhoudelijke experts uit de organisatie, zodat altijd gebruik kan worden gemaakt van de benodigde kennis en expertise. Door deze samenwerking kan het projectteam flexibel en slagvaardig werken en tegelijkertijd rekenen op de ondersteuning van de bestaande organisatie.

De organisatie

Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Wij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn wij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden we Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen we dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen. En met ons vastgoed huisvesten wij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft - samen met private en publieke partners - vorm aan de stad en houdt de stad in vorm.

Functieomschrijving

Als projectmedewerker administratie ben je een belangrijke schakel in het proces Eerder aanvragen in het bouwproces. Je verwerkt digitale aanvragen en de bijbehorende bewijslast zorgvuldig en controleert aan de hand van een checklist of de aanvraag volledig is. Op basis daarvan geef je een advies over de volledigheid van de bewijslast en of een bestuursverklaring kan worden afgegeven. Daarnaast beantwoord je vragen van aanvragers en collega's over het proces. Je weet informatie helder, rustig en begrijpelijk uit te leggen, zodat aanvragers weten waar zij aan toe zijn. Je zorgt ervoor dat alle documenten en gegevens overzichtelijk worden verwerkt en digitaal worden opgeslagen, zodat dossiers compleet en goed vindbaar blijven.

Je komt terecht in een tijdelijk projectteam waar in korte tijd veel aanvragen worden verwerkt.

Daarnaast beantwoord je vragen van aanvragers en collega's via e-mail en andere digitale kanalen. Je maakt daarbij gebruik van een FAQ, werkinstructies en vaste procedures. Kom je een vraag tegen die buiten de bestaande afspraken valt, dan stem je deze af met het projectteam.

Je zorgt ervoor dat alle informatie zorgvuldig wordt verwerkt en digitaal wordt opgeslagen, zodat dossiers compleet en overzichtelijk blijven. Ook signaleer je terugkerende vragen of onduidelijkheden en geef je deze door aan het projectteam, zodat processen en communicatie verder kunnen worden verbeterd. Dit is repeterend werk van aard. Later in het proces komen hier aanvullende administratieve werkzaamheden bij.

Dit ga je doen:

• Verwerken van digitale aanvragen en de bijbehorende bewijslast
• Controleren of aanvragen volledig zijn aan de hand van een checklist
• Beoordelen of de aangeleverde bewijslast voldoet aan de gestelde voorwaarden
• Voorbereiden van bestuursverklaringen wanneer de aanvraag compleet is
• Beantwoorden van vragen van aanvragers en collega's via e-mail en andere digitale kanalen aan de hand van een FAQ en werkinstructies
• Zorgvuldig registreren en archiveren van documenten in de juiste digitale dossiers
• Signaleren van terugkerende vragen, knelpunten of onduidelijkheden en deze terugkoppelen aan het projectteam
• Ondersteunen bij overige administratieve werkzaamheden binnen het projectteam

Functie-eisen

Je krijgt energie van zorgvuldig administratief werk en vindt het belangrijk dat dossiers volledig en correct zijn. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail. Het controleren van documenten, het verwerken van gegevens en het volgen van vaste procedures spreken je aan. Je vindt het prettig om volgens duidelijke werkinstructies en een checklist te werken. Tegelijkertijd denk je mee wanneer je ziet dat informatie ontbreekt of processen beter kunnen. Je durft vragen te stellen wanneer iets niet duidelijk is en stemt bijzonderheden af met collega's. Je communiceert helder en vriendelijk en beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel schriftelijk als mondeling. Het contact met aanvragers verloopt voornamelijk digitaal. Af en toe kan telefonisch contact nodig zijn, maar de nadruk ligt op het zorgvuldig beantwoorden van vragen via e-mail aan de hand van een FAQ en vaste afspraken. Daarnaast werk je gemakkelijk samen binnen een projectteam. Je bent flexibel inzetbaar, kunt goed omgaan met repeterende administratieve werkzaamheden en behoudt ook bij een grotere hoeveelheid aanvragen het overzicht. Je zorgt ervoor dat informatie correct wordt verwerkt, digitaal goed wordt opgeslagen en dossiers altijd actueel zijn. Werken op kantoor is de norm. In de inwerkperiode werk je volledig op locatie, zodat je snel vertrouwd raakt met de systemen, de werkwijze en het projectteam.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding niveau 4;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring in een administratieve of ondersteunende functie;
• Je hebt werkervaring met het verwerken en controleren van gegevens en documenten;
• Je hebt kennis van en werkervaring met Excel, Outlook en Word.

Wensen

• Je hebt werkervaring binnen overheidsorganisatie;
• Je hebt werkervaring met Microsoft Excel en kunt gegevens zorgvuldig verwerken, controleren en overzichtelijk bijhouden;
• Je hebt geen vakantie gepland langer dan 2 weken in 2026.