Managementassistent

Organisatie

De afdeling Strategie en Ondersteuning (S&O) is verantwoordelijk voor de gehele bedrijfsvoering van de GGD RR. Naast het ondersteunen van het primaire proces hebben we een belangrijke rol bij het voorbereiden en opschaling ten tijde van crisis. Om onze paraatheid te maximaliseren streeft de afdeling S&O naar bedrijfsvoering medewerkers die multi inzetbaar zijn en elkaar kunnen helpen en bijstaan daar waar de urgentie het hoogst is.

De organisatie

De GGD RR is een aparte entiteit binnen de gemeente Rotterdam, maar zit wel verweven binnen de structuur van het Cluster Maatschappelijke ondersteuning. Anders dan reguliere gemeentelijke onderdelen, vervult de GGD RR een regio functie op het gebied van de publieke gezondheid. Deze regio functie vraagt een stuk maatwerk op de bedrijfsvoering en precies dit maatwerk is waar de afdeling S&O voor aan de lat staat.

Functieomschrijving

Een managementteam zonder een managementassistent is een verloren zaak. Er zijn talloze zaken waaraan gedacht moet worden, waardoor het werk al gauw onoverzichtelijk wordt en niet meer functioneel is. Als geen ander weet jij hier raad mee. Jij ontzorgt het managementteam door zowel administratieve en secretariële als organisatorische taken uit handen te nemen. Je bewaakt het overzicht, coördineert waar nodig en zorgt ervoor dat zaken goed en tijdig worden geregeld. Dankzij jouw komst creëer je overzicht, structuur en stabiliteit binnen het team. Daarbij ondersteun je het management en de verschillende afdelingen binnen de GGD en draag je bij aan een soepele organisatie en samenwerking.

Jouw functie

De managementassistent ondersteunt, net als de andere managementassistenten, de afdeling en het afdelingshoofd, in het bijzonder met facilitaire en administratieve zaken. Ook zorgt de managementassistent voor representatieve activiteiten voor de teams en/of medewerkers.

Andere taken zijn onder andere coördinatie en afhandeling van mailing t.b.v. de afdeling, boeken van ruimtes en het bewaken van de procedurele uitvoering van gemaakte afspraken. Tot slot is het voorbereiden en notuleren van vergaderingen (o.a. verzamelen van gegevens) een belangrijk onderdeel van het takenpakket. Verder ben je volledig thuis in het digitaal vergaderen met MS TEAMS. De managementassistent bepaalt op basis van eigen inzicht de aanpak, prioriteiten en inhoudelijke samenstelling van de werkzaamheden. De managementassistent heeft een proactieve houding en een representatieve instelling.

Dit ga je doen:

• Je plant vergaderingen en overleggen in, zet stukken uit ter voorbereiding van vergaderingen en organiseert/faciliteert afdelingsbijeenkomsten;
• Je zorgt ervoor dat de agenda's van de teamleiders op orde zijn;
• Je notuleert bij overleggen en vergaderingen en/of maakt actielijsten naderhand;
• Je pakt administratieve taken op;
• Je verzorgt uitgaande en inkomende correspondentie, waaronder mailingen aan huisartsen of andere zorgprofessionals.

Functie-eisen

Je houdt van aanpakken, kunt goed zelfstandig werken, maar zoekt ook de verbinding. Je hebt overzicht over afdeling brede werkzaamheden op het gebied van ondersteuning en processen en levert hier proactief een bijdrage op, zoals het inplannen van de jaarlijks terugkerende het organiseren van diverse vakinhoudelijke bijeenkomsten voor de afdeling.

Je hebt een resultaatgerichte en dienstverlenende instelling en je blijft onder hoge werkdruk goed presteren. Daarbij blijf je oog houden voor samenwerking met verschillende partners. Ook ben je flexibel en stressbestendig en denk je in oplossingen. Je bent opmerkzaam en werkt integer. Vanzelfsprekend beschik je over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk en ben je in staat om snel, zelfstandig en pragmatisch op te treden.

Eisen

• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als managementassistent en/of officemanager opgedaan in het afgelopen vier jaar;
• Je hebt ervaring in het ondersteunen (denk aan agendabeheer) van een managementteam;
• Je bent bekend met Microsoft Office en bijhorende online tools zoals MS Teams.

Wensen

• Je hebt werkervaring als managementassistent binnen één van de 25 GGD regio's;
• Je hebt werkervaring als managementassistent binnen één van de 4G-Gemeenten en weet je hoe je als managementassistent je weg vindt binnen een complexe, politiek-bestuurlijke organisatie;
• Je hebt aantoonbare werkervaring binnen of met het domein van infectieziektenbestrijding publieke gezondheid en/of paraatheid en begrijpt het belang van nauwkeurigheid en vertrouwelijkheid in dit werkveld.