Managementassistent

Organisatie

Het cluster Dienstverlening staat voor betrouwbare, toegankelijke en gebruikersvriendelijke dienstverlening, informatievoorziening en belastingheffing aan burgers, bedrijven, bezoekers en collega's. Dienstverlening voert de regie op de ontwikkeling en implementatie van meerdere dienstverleningskanalen. Het zorgt voor de frontoffice voor alle vragen aan de gemeente Rotterdam. Met Rotterdam.nl, 14 010 en stadswinkels maken we het onze klanten zo makkelijk mogelijk om aan informatie of producten te komen en hun persoonlijke zaken te regelen. Of het nu gaat om het inzien van historische boeken in het archief, het innen van belastingen zo makkelijk mogelijk maken of snelle en makkelijke levering van burgerzakenproducten.

De organisatie

Het cluster Dienstverlening staat voor betrouwbare, toegankelijke en gebruikersvriendelijke dienstverlening, informatievoorziening en belastingheffing aan burgers, bedrijven, bezoekers en collega's. Dienstverlening voert de regie op de ontwikkeling en implementatie van meerdere dienstverleningskanalen. Het zorgt voor de frontoffice voor alle vragen aan de gemeente Rotterdam. Met Rotterdam.nl, 14 010 en stadswinkels maken we het onze klanten zo makkelijk mogelijk om aan informatie of producten te komen en hun persoonlijke zaken te regelen. Of het nu gaat om het inzien van historische boeken in het archief, het innen van belastingen zo makkelijk mogelijk maken of snelle en makkelijke levering van burgerzakenproducten.

Functieomschrijving

Geen dag is hetzelfde in deze veelzijdige functie als Managementassistent. Met jouw organisatietalent, proactieve houding en oog voor detail maak jij elke dag het verschil.

Jouw functie

Je ondersteunt twee afdelingsmanagers op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak. Dit doe je in nauwe samenwerking met de managers en de twee secretarissen. Daarnaast maak je deel uit van het Management Team, waar je een belangrijke ondersteunende rol vervult.

Voor de afdelingsmanagers:

• Houd je de complexe agenda's op orde, bij het plannen van afspraken weet je te prioriteren;
• Plan je vergaderingen in, meld je eventuele externe bezoekers aan en zet je stukken uit ter voorbereiding van vergaderingen;
• Zorg je, indien nodig, voor verslaglegging en actielijsten van overleggen;
• In goed overleg pak je proactief taken op uit de mailbox van de afdelingsmanager;
• Onderteken je vooraf afgesproken stukken namens de afdelingsmanager;
• Maak je prestatieverklaringen aan voor bestellingen en zorg je ervoor dat, samen met de besteller van de afdeling, de facturen betaald worden;
• Bestel je geschenken;
• Je bespreekt proactief met de afdelingsmanagers en teamleiders de jaarbonnen voor het komende jaar en zorgt voor de aanvraag hiervan.

Voor de afdeling:

• Je faciliteert de ketensessies en zorgt dat alles organisatorisch en technisch goed is geregeld;
• Vraag je inkoopordernummers aan;
• Organiseer je werkbezoeken en bijeenkomsten en boek je hiervoor geschikte locaties en bijbehorende catering.

Voor het secretariaat:

• Zorg je voor een overzicht van locaties die de kwaliteit leveren waar wij naar op zoek zijn;
• Werk je nauw samen met de collega's binnen het team en vervang je elkaar bij afwezigheid;
• Signaleer je tijdig problemen op gebied van ondersteuning en processen en stel je oplossingen voor binnen het team, waarbij je het overzicht hebt over de teambreed ondersteunende taken;
• Vind je het heerlijk om in contact te zijn met je collega's en zie je het als een uitdaging om alles op rolletjes te laten lopen;
• Draag je bij aan de resultaten van het team.

Functie-eisen

Je hebt een proactieve en ondernemende instelling. Je bent accuraat, planmatig, flexibel en resultaatgericht. Bovenal ben je gemotiveerd om binnen een dynamische afdeling, in een open en prettige werksfeer, gezamenlijk resultaten te behalen. Je denkt actief mee, bent omgevingsbewust, kunt goed samenwerken en weet verbindingen te leggen tussen mensen en belangen. Daarnaast ben je in staat om verschillende systemen van de gemeente snel eigen te maken. Tot slot beschik je over een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Eisen

• Je beschikt over minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als Managementassistent, opgedaan in de afgelopen 4 jaar;
• Je hebt werkervaring met de MS Office programma's Outlook en MS Teams;
• Je hebt werkervaring met notuleren en agendabeheer voor een afdelingshoofd of vergelijkbaar.

Wensen

• Je hebt werkervaring met het invoeren van bestellingen in Oracle Fusion;
• Je hebt werkervaring als Managementassistent bij een overheidsorganisatie;
• Je hebt een afgeronde opleiding Management Assistent of Office & Management Support Specialist;
• Je hebt werkervaring met een digitaal archiveringsysteem.