Informatiemanager technisch documenten assetmanagement

Organisatie

Je rol is belegd bij PIM-AM (Proces- en Informatiemanagement Asset Management), het team binnen Stedelijk Beheer van de Gemeente Amsterdam dat de schakel vormt tussen de beheerpraktijk en de informatievoorziening en systemen die daarvoor worden gebruikt. PIM-AM werkt vanuit een gezamenlijke visie en vaste afspraken (architectuur), zodat oplossingen op elkaar aansluiten en informatie eenmalig wordt vastgelegd en meervoudig kan worden gebruikt. Binnen Stedelijk Beheer beheren we het areaal in de openbare ruimte van Amsterdam. Je werkt in een scrumteam samen met de Product Owner, Scrum Master, functioneel beheerders en ontwikkelaars en draagt direct bij aan betrouwbaar documentbeheer voor de stad.

Functieomschrijving

• Je bouwt mee aan de uitrol van een nieuw technisch documentmanagementsysteem en bepaalt mede hoe Amsterdam straks omgaat met beheerdossiers van bruggen, tunnels, sluizen en andere assets.
• Met betrouwbaar en actueel documentbeheer draag je direct bij aan een veilige, leefbare en bereikbare stad.
• Je werkt in een hecht team bij Proces en Informatiemanagement voor Asset Management (PIM-AM) met korte lijnen naar adviseurs, Product Owners en asset-teams.

De functie

Voor de implementatie van een nieuw technisch documentmanagementsysteem (tDMS) voor de assetgroepen binnen Stedelijk Beheer en het uitfaseren van de huidige oplossing zoeken wij een informatiemanager. Je bent de schakel tussen techniek en werkvloer en zorgt voor veilige, vindbare en wettelijk conforme opslag van digitale documenten. Je draagt bij aan procesoptimalisatie, kwaliteitsbeheer en verbetering van de informatiehuishouding, zodat het tDMS ons doel blijft dienen.

Achtergrond en impact

• Vacature ontstaat uit groei: start tDMS-implementatie en uitfasering van het huidige BMI-DMS vragen om een aparte schakelrol tussen techniek en beheerpraktijk.
• Zonder deze rol ontbreekt een trekker voor de tDMS-migratie vanuit informatiemanagement; risico op onvoldoende Archiefwet- en AVG-naleving en extra beheerlast/technische schuld.
• Betrouwbare beheerdossiers zijn noodzakelijk voor veilig en tijdig onderhoud van de openbare ruimte.

Verwacht in de eerste 3 maanden

• Inwerken in PIM-AM, het scrumteam en het tDMS-aanbestedingstraject.
• Overzicht van huidige dossierstructuur en -omvang per assettype en status van lopende opschoningstrajecten.
• Eerste concept werkafspraken voor informatiebeheer.
• Actieve inbreng op eisen rond documentregistratie, metadatering en autorisaties in het aanbestedingstraject.

Verwacht in het eerste jaar

• Migratieplan van BMI-DMS naar tDMS opgesteld en in uitvoering, inclusief opschoon- en conversieaanpak.
• Metadatamodel (conform TMLO/MDTO) vastgesteld en toegepast.
• Aantoonbare voortgang in migratie van kritieke/omvangrijke dossiers.
• Gebruikersinstructies opgeleverd en geadopteerd door asset-teams.
• Archiefwet- en AVG-naleving geborgd in het nieuwe systeem.

Werkzaamheden

• Opstellen en implementeren van werkafspraken voor goed informatiebeheer.
• Begeleiden van migraties: data in kaart brengen, opschonen, converteren en zorgen voor soepele overgang naar het nieuwe systeem.
• Vertalen van gebruikersprocessen en vereisten (documentregistratie, metadatering, autorisaties) naar begrijpelijke gebruikersinstructies.
• Adviseren over en verbeteren van processen rondom documentbeheer.
• Borgen van naleving van wettelijke richtlijnen zoals Archiefwet en AVG, en gemeentelijke standaarden en richtlijnen.
• Onderdeel zijn van het beheerteam (scrumteam) van het huidige en toekomstige tDMS en participeren in het project technisch DMS.

Functie-eisen

• Minimaal 5 jaar ervaring als Informatiemanager of in een vergelijkbare functie.
• Minimaal 2 jaar ervaring in het fysieke domein (assetmanagement, bouw, beheer openbare ruimte, infrastructuur of civiel).
• Aantoonbare ervaring met DMS-oplossingen (zoals SharePoint, Alfresco, OpenText of vergelijkbaar).
• Aantoonbare ervaring met datamigraties, conversies en uitfaseringstrajecten.
• Kennis van en ervaring met metadata-standaarden zoals TMLO/MDTO.

Wensen:

• Ervaring met werken binnen gemeentelijke kaders, zoals Archiefwet, Omgevingswet en AVG.
• Ervaring met archivering, zoals bewaartermijnen, vernietigen en overbrengen.
• Kennis van gemeentelijke processen en structuren bij binnen- en buitenruimte assetmanagement, beheer openbare ruimte of vastgoed.
• Affiniteit met verandermanagement en het begeleiden van organisatieveranderingen.
• Ervaring met werken in een agile omgeving.

Competenties

• Analytisch vermogen: Hoofd- en bijzaken onderscheiden, vraagstukken uitsplitsen en logische verbanden leggen.
• Mondelinge vaardigheid: Communicatief vaardig en in staat kennis over te dragen aan collega’s.
• Resultaatgerichtheid: Concrete doelen als uitgangspunt nemen en vasthouden tot het doel is bereikt.
• Samenwerken: Constructieve bijdrage leveren aan teamresultaat, sfeer en relaties binnen het team.
• Kwaliteitsgerichtheid: Nauwkeurig en gestructureerd werken met data en systemen; hoge kwaliteitsnormen hanteren en continu verbeteren.
• Flexibel gedrag: Kunnen schakelen tussen strategisch en operationeel niveau; gedragsstijl en invalshoek aanpassen om doelen te bereiken.