Projectmedewerker

Introductie

Voor het cluster Stadsontwikkeling van de gemeente Rotterdam zijn wij voor 36 - 40 uur per week op zoek naar een projectmedewerker. Interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Organisatie

PMB is het projectmanagementbureau van het cluster Stadsontwikkeling (SO) van de gemeente Rotterdam. Zij managen projecten, processen en programma’s in het fysieke domein in opdracht van de afdelingen binnen Stadsontwikkeling, te weten Gebiedsontwikkeling, Vastgoed, Buitenruimte, Duurzaamheid en Mobiliteit. De opgaven spelen zich af in de verschillende fasen van een project (initiatief tot en met uitvoering) en kunnen uiteenlopen van kleinschalige, lokale opgaven tot stadsbrede transitieprojecten. Alle opdrachten waar zij aan werken hebben een integraal en complex karakter, met bestuurlijke aandacht en staan vaak onder tijdsdruk. 
Bij PMB staan persoonlijke ontwikkeling, kennisuitwisseling, werkplezier en teamwork hoog in het vaandel. 

De organisatie

Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Zij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn zij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden ze Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen ze dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen. En met het vastgoed huisvesten zij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft - samen met private en publieke partners - vorm aan de stad en houdt de stad in vorm.

Projectmanagement is mensenwerk. Omdat zij van alle mensen houden, vinden ze het belangrijk dat iedereen die bij Rotterdam werkt zichzelf kan zijn. Zij geloven in de kracht van diverse teams: door gebruik te maken van ieders unieke achtergrond, kennis en ervaringen maken ze Rotterdam voor alle Rotterdammers steeds een beetje beter en mooier.

Functieomschrijving

Jij bent van het plannen, notuleren, organiseren, bijhouden van acties en het bewaken van de voortgang. Jij krijgt er energie van als de projecten mede door jouw oog voor detail en inzet zo efficient en effectief mogelijk verlopen. Jij haalt er dan ook voldoening uit om je team zo goed mogelijk te ontzorgen. 

Jouw functie 

Jij bent het eerste aanspreekpunt voor alle administratieve en facilitaire zaken. Een zelfstandige rol waarbij je ondersteunende en secretariële werkzaamheden verricht ten behoeve van het project. Voor de projectmanager(s) ben je een echte “ontzorger”. Jij bent een spin in het web en kan verschillende werkzaamheden uitvoeren. Jij bent flexibel ingesteld en kan snel schakelen tussen verschillende projecten/projectmanagers. Naast facilitaire (basis)werkzaamheden, zoals het bijhouden van de (complexe) agenda’s en het boeken van vergaderzalen, ondersteun je de projectmanager bij de planning en het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden. Hoe groter een project, des te complexer de processen zijn. Des te belangrijker dat de communicatie en coördinatie binnen het project goed geregeld is. Je verzorgt o.a. de coördinatie van de agenda, verslaglegging d.m.v. notulen en je bewaakt de voortgang op de acties. Hiernaast ben jij ook bereid om ad-hoc ”spoedzaken” op te pakken of te helpen met de organisatie van bijvoorbeeld participatiebijeenkomsten, teamactiviteiten en borrels. 

Functie-eisen

Als resultaatgerichte en stressbestendige projectmedewerker haal je energie en plezier uit het optimaal ontzorgen en ondersteunen van je team, in zowel een faciliterende als een actieve rol. Je bent initiatiefrijk en je zoekt proactief naar praktische verbeteringsmogelijkheden. Werken in projectmanagement betekent dat je planmatig en accuraat te werk gaat. Je stelt je flexibel op en past je eigen handelen aan bij te verwachten afwijkende resultaten. Je werkt zelfstandig aan het zorgvuldig en met grote precisie uitvoeren van jouw taken. Uiteraard lever je tijdig het afgesproken resultaat. Daar hoort ook bij dat je in staat bent om vooruit te kijken en knelpunten of problemen (in bijvoorbeeld de planning) te signaleren. Je draagt hierin proactief bij aan oplossingen.

Je functioneert effectief onder tijdsdruk en blijft rustig, vriendelijk en open. Bij (tijds)druk stel je prioriteiten, en je koppelt op tijd terug. Je staat open voor constructieve feedback, en blijft je ontwikkelen in je rol. Uiteraard staat integriteit bij jou hoog in het vaandeel en heb je een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Je bent je bewust van de omgeving en je bent betrokken.  Je bent bereid om minimaal 1x in de week op een locatie te werken in het (project)gebied. Tot slot ben je communicatief-  en adviesvaardig en beheers je de Nederlandse taal uitstekend zowel in woord als geschrift.

Eisen

• Je beschikt over minimaal een afgeronde opleiding op MBO4 niveau;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als projectmedewerker met ondersteunende werkzaamheden of een secretariële achtergrond opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met notuleren in een projectteam;
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met complex agendabeheer. Hiermee bedoelen we het beheren van agenda's die meerdere variabelen, personen, locaties, of afhankelijkheden omvatten. Het gaat dus verder dan simpelweg afspraken inplannen: het vereist coördinatie, vooruitdenken en vaak ook het oplossen van conflicten tussen agenda’s
• Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft Officeprogramma’s (Excel, Word, Outlook en MS-teams);
• Je bent minimaal 36 uur per week beschikbaar vanaf 01-10-2025 of eerder.

 Wensen

• Je hebt een secretariële opleiding of training afgerond of een aanvullende opleiding of training in de richting van projectmanagement;  
• Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met werken bij een gemeentelijke organisatie met meer dan 100.000 inwoners;
• Je hebt ervaring met de RSPW of een soortgelijke methodiek;
• Je hebt ervaring met het organiseren van bewonersbijeenkomsten;
• Je hebt aantoonbare ervaring met het ontzorgen en ondersteunen van teams en hebt daarmee een daadwerkelijk verschil voor het team gemaakt. Van deze ervaring staat een concreet voorbeeld omschreven in het cv.