Facilitair locatiemanager

Introductie

Voor de gemeente Rotterdam zijn wij voor 36 uur per week voor de opvang van vluchtelingen uit de Oekraïne op zoek naar een facilitair locatiemanager. Interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Organisatie

Het programmabureau faciliteert programma Vluchtelingen in praktische zin. Ze houden zich bezig met advisering en uitvoering van de bedrijfsvoering, en in het bijzonder: HR, ICT, inkoop, huisvesting, financiën, juridische zaken en informatiebeheer en interne communicatie. Ze geven bijvoorbeeld uitvoering aan: vastlegging en bewaking van middelen, contracten en opdrachten. Daarnaast zorgen ze ervoor dat ze voldoende op de hoogte zijn van de ontwikkelingen in de programma-organisatie, zodat ze kunnen ‘meebewegen’ en proactief kunnen adviseren.

De organisatie

Programma Vluchtelingen voert extra taken uit op het gebied van de vluchtelingencrisis. Veel Oekraïense vluchtelingen zoeken onderdak in Europa, zo ook in Nederland. De gemeente heeft daarom besloten om zo’n 2.000 Oekraïense vluchtelingen in Rotterdam op te vangen. Collega’s in de organisatie zijn hiervoor aan zet en hard aan het werk.

Functieomschrijving

Jij bent van het regelen van a tot z. De vluchtelingen hebben een veilige tijdelijke verblijfsplek nodig waar ze op adem kunnen komen van alles wat ze meegemaakt hebben. Mede dankzij jou krijgen deze mensen de juiste plek, omdat jij er samen met je collega’s alles aan doet om deze locaties op de juiste manier op te zetten en te beheren. Ellbru is op zoek naar een facilitair locatiemanager tijdelijke locaties in een zeer uitdagende omgeving en werkveld. Je werkt in het Programma Vluchtelingen. Het werken in deze projecten kan uitdagend zijn omdat de tijdsdruk regelmatig hoog is.

Als facilitair locatiemanager werk je in een team met onder andere een aantal collega facilitair locatiemanagers. Je zorgt dat de locatie gebruiksklaar wordt opgeleverd, ontzorgt de gebruikers op locatie en je verzorgt de facilitaire dienstverlening. Je bent de spin in het web voor de afdeling facilitair, veiligheid, en vastgoed. Je bent integraal beheerder van één of meerdere locatie(s).

De hoofdtaken van de facilitair locatiemanager zijn:

• Je maakt locaties gebruiksklaar en levert ze op naar wensen van de gebruikers;

• Je bewaakt de voortgang en planning van de oplevering van de locatie en stuurt bij waar nodig;

• Je bent in staat om voor verschillende portefeuilles protocollen en procesbeschrijvingen te bedenken, uitwerken en vastleggen;

• Je gaat projectmatig te werk;

• Je haakt waar nodig andere disciplines aan, zoals veiligheid en vastgoed, en houdt hier het overzicht en de regie in;

• Je voert overleg met een vertegenwoordiging van de gebruikers op locatie;

• Je bewaakt en controleert de uitvoering van de operationele dienstverlening;

• Je hebt frequent overleg met leveranciers en andere contactpersonen;

• Je volgt ontwikkelingen binnen het programma en je zorgt dat de dienstverlening daarop op aansluit, door middel van je collega’s erover informeren/trainen;

• Je houdt toezicht op de kwaliteit van werkzaamheden uitgevoerd door derden;

• Je ontplooit nieuwe activiteiten/je denkt proactief mee in gebruikerswensen;

• Je hebt een signalerende functie richting de coördinator facilitair vanuit het programma;

• Je verzorgt het mutatiebeheer van de dienstverlening op locaties;

• Je bent verantwoordelijk voor het storingsonderhoud van de locaties. Dit vraagt om flexibiliteit vanwege de vele storingen die om direct herstel vragen en het grote aantal en de variatie in locaties;

• Je instrueert en stuurt de huismeester aan en je begeleidt ze.

Functie-eisen

Je houdt ervan om te pionieren in een zeer complexe en dynamische omgeving. Ondanks de dagelijkse hectiek blijf je rustig en behoud je het overzicht. Het steeds schakelen tussen verschillende rollen en werkzaamheden geeft jou energie. Wel vraagt dit ook om sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden. Wij zoeken een collega die ervaring heeft in het kunnen omgaan met belangentegenstellingen. Het is hiervoor van belang dat je stressbestendig bent en sensitief in het stellen van prioriteiten. Je hebt ervaring met werken aan de hand van demarcatielijsten en projectmatig werken zit in je DNA. Als laatste is het belangrijk dat je een proactieve houding hebt en de samenwerking met collega’s opzoekt.

Eisen

• Afgeronde opleiding MBO Facility, Event of Hotelmanagement;

• Minimaal 3 jaren aantoonbare ervaring als facilitair locatiemanager;

• Ervaring in het facilitaire vakgebied (oa brandveiligheid, hygiëne, gebouwbeheer) en het geven van sturing aan leveranciers. 

Wensen

• Afgeronde opleiding HBO Facility, Event of Hotelmanagement;

• Aantoonbare ervaring met een FMIS zoals Ultimo, Topdesk etc.

• Aanvullende opleiding(en) en/of cursus(sen) op facilitair gebied;

• Aantoonbare ervaring met inkoopprocessen;

• Aantoonbare ervaring in projectmatig werken;

• Aantoonbare werkervaring in een dynamische, complexe organisatie met meer dan 5000 medewerkers of werkervaring bij een gemeente met meer dan 100.000 inwoners;

• Aantoonbare werkervaring met het werken met vluchtelingen;

• Ervaring met het werken aan de hand van demarcatielijsten, opgedaan uit werkervaring.