Secretaresse NPRZ - Directie Bestuurszaken

Organisatie

In het Nationaal Programma Rotterdam Zuid (NPRZ), werken gemeente, rijk, corporaties, onderwijs, zorginstellingen, veiligheidspartners en bedrijfsleven aan een nieuw perspectief voor Rotterdam-Zuid. De partners in het programma werken aan de pijlers School, Werk en Wonen, Veilig, Thuisbasis op Orde. Samen zorgen ze er voor dat meer jongeren de school verlaten met een diploma, meer bewoners aan het werk gaan en dat er meer aantrekkelijke woningen bij komen op Zuid. Het gaat om een grote hoeveelheid aan activiteiten, projecten en programma's, waarvan de uitvoering wordt gedaan door de partners. Het programma duurt twintig jaar en richt zich op alle 16 wijken van Charlois, Feijenoord en IJsselmonde. Met haar ca. 215.000 inwoners is Rotterdam Zuid qua grootte te vergelijken met een stad als Eindhoven.

De organisatie

De coördinatie van de plannen en uitvoering van de NPRZ-activiteiten is in handen van een klein programmabureau. Het programmabureau NPRZ ondersteunt alle partijen die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het NPRZ. Het bureau bestaat uit de programmadirecteur van het NPRZ, een klein team van 10 adviseurs en twee medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse (project) en secretariële ondersteuning. Op het programmabureau is een tijdelijke vacature ontstaan voor een secretaresse/management assistent. Voor deze functie zijn wij op zoek naar een representatieve en servicegerichte tijdelijke collega met een praktische inslag en hands-on mentaliteit, die plezier heeft in het zorgdragen voor een goed lopend secretariaat en bijdraagt aan een prettige werksfeer. Kortom we bieden een fijne werksfeer in een klein, hecht en dynamisch team dat werkt aan één van de meest complexe grootstedelijke opgaven van deze tijd met een voorbeeldfunctie voor de rest van het land.

Functieomschrijving

Als secretaresse voor ons kleine, hechte team werk je aan één van de meest complexe grootstedelijke opgaven van deze tijd en krijg je energie om in een dynamische omgeving te functioneren. Je bewaakt overzicht in een omgeving vol grote stedelijke vraagstukken en zorgt dat processen blijven lopen, ook wanneer het tempo omhoog gaat. Met jouw zorgvuldigheid en organisatietalent leg je een stevige basis onder projecten, ontmoetingen en samenwerkingen.

Jouw functie

Als secretaresse:

• Ben je verantwoordelijk voor het plannen en beheren van de agenda's van de directeur en van de adviseurs van het programmabureau;
• Ben je gastheer/gastvrouw van het programmabureau en ben je medeverantwoordelijk voor de gastvrije ontvangst van de gasten;
• Beheer je de telefoon van het programmabureau;
• Ben je verantwoordelijk voor het maken van reserveringen en het regelen van ontvangsten;
• Ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken zoals voorraadbeheer, facilitaire zaken en het bestellen van kantoorartikelen en het mede onderhouden van contacten met de financiële administratie van de gemeente Rotterdam;
• Maak je in voorkomende gevallen notulen en actielijsten van vergaderingen;
• Onderhoud je functionele contacten met interne en externe partners en ben je verantwoordelijk voor beheer van het relatiebestand van het programmabureau;
• Ondersteun je het team van adviseurs met werkzaamheden rond werkbezoeken en verzorgen van presentaties;
• Ben je verantwoordelijk voor het beheren van de algemene inbox van het programmabureau en verzorg je de dagelijkse correspondentie.

Functie-eisen

• Je beschikt over een mbo-4 werk en denkniveau. Dit is aantoonbaar uit eerdere werkervaring;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als secretaresse/projectondersteuner opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt werkervaring met Microsoft Office, denk hierbij aan Word, PowerPoint en Excel;
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.

Wensen

• Je hebt werkervaring als secretaresse/projectondersteuner bij een gemeente met minimaal 160.000 inwoners;
• Je hebt werkervaring met het systeem Oracle.