Projectleider inrichting besluitvorming

Organisatie

Over de BUCH

Werkorganisatie BUCH is in 2017 ontstaan, na een fusie van de ambtelijke organisaties van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Het is daarmee een jonge organisatie, met sterke wortels binnen de vier gemeenten.

Met ruim 850 medewerkers faciliteren ze vier besturen bij het realiseren van de ambities. Ze bieden als één organisatie het hoofd aan maatschappelijke opgaven zoals wonen, klimaat, zorg en gezonde financiën. Ze focussen op de overeenkomsten met oog voor de lokale verschillen. Samen werken ze aan morgen.

Functieomschrijving

De projectleider geeft leiding aan de vervolgfase waarin de ondersteuningsstructuur voor de ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsprocessen binnen RO wordt uitgebouwd en geborgd. De opdracht gaat verder dan analyse en ontwerp: de nadruk ligt op implementatie, inrichting van de staf, volledige rol- en taakverdeling, werkafspraken en overdraagbare werkwijzen. Specifieke werkzaamheden:

Uitbouw en inrichting van de staf

• Uitwerken en realiseren van de benodigde staf- en ondersteuningsfuncties voor het domein RO.
• Zorgen voor volledige invulling van rollen, posities, taken, verantwoordelijkheden en onderlinge samenwerkingsafspraken.
• Vertalen van de gekozen inrichting naar concrete functiebeschrijvingen, werkafspraken, overlegrollen en overdrachtsdocumentatie.
• Afstemmen met domeinmanagement, beleidsafdelingen, secretariële ondersteuning en andere betrokken onderdelen over taakafbakening en eigenaarschap.
• Begeleiden van de overgang van tijdelijke ondersteuning naar een structurele, herkenbare en werkbare staforganisatie.
• Signaleren waar aanvullende capaciteit, expertise of bestuurlijke afstemming nodig is om de inrichting volledig werkend te krijgen.
• Opleveren van een geborgde rol- en verantwoordelijkheidsverdeling inclusief escalatielijnen, mandaten en afspraken over continuïteit.

Implementatie van werkwijzen voor alle relevante overleg- en besluitvormingsprocessen

• Inrichten en implementeren van uniforme werkwijzen voor PHO’s, MTRO, project- en programma-overleggen en relevante interne afstemmingsoverleggen.
• Borgen wie welk overleg voorbereidt, faciliteert, vastlegt en opvolgt.
• Inrichten van duidelijke stukkenstromen, termijnagenda’s, besluitvormingskalenders en kwaliteitsmomenten.
• Ontwikkelen en invoeren van formats, checklists, procesbeschrijvingen en afspraken over informatiekwaliteit.
• Zorgen dat besluitvorming consequent wordt vastgelegd, bewaakt en teruggekoppeld aan de juiste betrokkenen.
• Zorgen voor overdraagbaarheid en borging, zodat de werkwijzen ook na afloop van de opdracht zelfstandig kunnen worden voortgezet.

Realisatie, begeleiding en borging in de praktijk

• Praktisch meewerken aan de ondersteuning van lopende portefeuillehoudersoverleggen en andere prioritaire overlegvormen, terwijl de structurele inrichting wordt afgerond.
• Begeleiden van medewerkers en betrokkenen bij het toepassen van de nieuwe rollen, posities en werkwijzen, inclusief overdracht, instructie en bijsturing waar nodig.
• Opleveren van een concreet implementatie- en borgingspakket met rolbeschrijvingen, procesafspraken, formats, planning en aandachtspunten voor verdere sturing.

Functie-eisen

• Aantoonbaar ruime ervaring met werken op het snijvlak van organisatie, bestuur en politiek binnen gemeenten met groot aantal bestuurders
• Ervaring met het opbouwen, inrichten en borgen van staf- of ondersteuningsfuncties in een bestuurlijke omgeving
• Ervaring met het implementeren van werkprocessen, rolverdelingen en overdraagbare werkwijzen
• Ervaring met veranderkundige begeleiding, stakeholdermanagement en het meenemen van medewerkers in nieuwe manieren van werken

Wensen

• Zelf lijnverantwoordelijk geweest binnen een gemeente of vergelijkbare publieke organisatie
• Kennis van de BUCH-gemeenten en de ambtelijke werkorganisatie
• Kennis van bestuurlijke gremia, besluitvormingsroutes en regionale samenwerking
• Bekendheid met procesregie, bestuurlijke advisering en het werken met termijnagenda’s en stukkenstromen

Competenties

• Brengt structuur
• Goede communicatieve vaardigheden
• Het vermogen om effectief samen te werken
• Resultaatgericht
• Oplossingsgericht.
• Hands-on