Projectleider archiefbeheer

Organisatie

Het Stadsarchief Amsterdam is één van de grootste archiefinstellingen van Nederland. In deze veelzijdige instelling werken ongeveer 70 enthousiaste medewerkers. Kerntaken van het Stadsarchief zijn: verwerving van archieven en collecties, beheer, toegankelijk maken en beschikbaar stellen van (digitale) archieven en collecties. Het werk vindt plaats binnen de afdeling Toegankelijkheid en Digitale Innovatie van het Stadsarchief Amsterdam. Op de afdeling staat de volledige digitale keten, van het verzamelen van informatie tot het beschikbaar stellen centraal. Met innovatieve projecten borgen en optimaliseren we de toegankelijkheid van de archieven en collecties voor de eindgebruiker. Binnen de afdeling is samenwerking en zorg voor elkaar een vanzelfsprekendheid. Meer informatie over de innovatieprojecten van de afdeling is te lezen in de blog.

Functieomschrijving

In het kort

• Werken op het snijvlak van digitaal informatie- en archiefbeheer.
• Werken aan een digitale stad door voorop te blijven lopen en creativiteit te tonen.
• In een gedreven team waar zorg voor elkaar voorop staat. 

De functie

Het Stadsarchief is de centrale plek in de stad waar duurzame toegankelijkheid van informatie van gemeentelijk of particuliere archiefvormers wordt geborgd. Via een innovatieve digitale infrastructuur worden archieven (informatieobjecten en metadata) ingenomen, beheerd en beschikbaar gesteld aan een breed publiek. De infrastructuur bestaat uit een Voorportaal, Bewaaromgeving, Beheeromgeving, Raadpleegomgeving en een set aan API’s waarmee de informatie bevraagd en gebruikt kan worden.

De komende jaren zet het Stadsarchief fors in op digitale overbrenging en uitplaatsing van archieven. Een van de trajecten die de afgelopen jaren is gestart, is de uitplaatsing van de afgesloten dossiers van informatie die zich op de G-schijven bevindt en niet meegaat met de migratie naar M365. Dit betreft dossiers van tientallen directies die als onderdeel van het programma Informatiehuishouding op Orde in het Voorportaal van het Stadsarchief worden geplaatst voor verdere bewerking. Informatie wordt geselecteerd voor bewaring of vernietigd, en daarna gemetadateerd.

Uitplaatsing is een nieuwe dienst van het Stadsarchief die sterk in ontwikkeling is. Hiermee transformeert het Stadsarchief naar een organisatie die niet alleen de wettelijke taak uitvoert (Archiefwet), maar ook diensten en producten aanbiedt met als doel tot een gestroomlijnde stedelijke informatieketen te komen, van creatie tot vernietiging of beschikbaarstelling.

In deze functie ga je aan de slag met fase 2 van het uitplaatsen van de G-schijf informatie, met onder andere de volgende taken:

• Ontvangen en plaatsen van de laatste directies.
• Optimaliseren van de processen voor selectie, vernietiging en metadatering.
• Optimaliseren van de DVO's en proces voor teruglevering en dienstverlening aan directies.
• Afstemming met technische partners in de stad (Digitale Voorzieningen, KPN).
• De functie heeft een sterk technisch karakter, maar vraagt ook het nodige aan communicatieve vaardigheden. Het niet invullen van deze vacature zou tot gevolg hebben dat het proces van aanlevering wordt gestopt en de dienst aan directies niet verder wordt geoptimaliseerd.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag

• Je ondersteunt als projectleider de ontvangst, plaatsing en teruglevering van afgesloten informatie van de G-schijven.
• Je optimaliseert de processen zodat het schaalbaar wordt en als standaarddiensten die onderdeel zijn van de Stadsarchief PDC aangeboden kunnen worden.
• Je overlegt en stemt af met technische partners, directies en het interne Stadsarchief team.
• In samenwerking met de senior expert duurzame toegankelijkheid optimaliseer je de bestaande DVO's.
• Je onderzoekt met collega's de mogelijkheden van op AI gebaseerde digitale voorzieningen om het proces van selectie en vernietiging (gedeeltelijk) te automatiseren.

Functie-eisen

• Minimaal drie jaar aantoonbare kennis van en ervaring met digitale overbrengingen in een archiefsetting.
• Aantoonbare kennis van Duurzame Toegankelijkheid en bijbehorende standaarden en protocollen (minimaal OAIS, TMLO, MDTO, RiC-O, LOD, Sparql).
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met ICT-projecten in een overheidssetting. 

Wensen:

• Ervaring met werken in de gemeente Amsterdam, of een gemeente van soortgelijke omvang.
• Aantoonbaar kennis en ervaring met het proces van selectie en vernietiging.
• Aantoonbaar kennis van en ervaring met de Archiefwet (oude en nieuwe) en bijbehorende toepassingsvoorwaarden.
• Een relevant netwerk binnen de archiefsector.

Competenties:

• Analytisch vermogen: Kan hoofd- en bijzaken onderscheiden, een vraagstelling in onderdelen uitsplitsen en logische verbanden leggen tussen de verschillende deelaspecten.
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
• Relatiebeheer: Bouwt persoonlijke relaties op met klanten en andere contactpersonen, onderhoudt en benut ze.
• Resultaatgerichtheid: Concrete doelen als uitgangspunt nemen voor het eigen gedrag en hieraan vasthouden totdat het doel bereikt is.
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.