Medewerker personeelsadministratie

Organisatie

Waterschap Amstel, Gooi en Vecht bevindt zich in een fase waarin de eigen Personeels- en Salarisadministratie verder wordt versterkt en geborgd. Binnen deze opbouwfase vormt de personeelsadministratie een cruciale schakel richting salarisadministratie, HR-advies, recruitment, leidinggevenden en medewerkers. 

De huidige PA-uitvoering staat onder druk door de combinatie van reguliere uitvoerende werkzaamheden, de noodzaak tot kwaliteitsverbetering, het verder expliciteren van werkafspraken en werkinstructies, en de afhankelijkheid tussen personeelsadministratie en salarisadministratie. 

AGV zoekt daarom tijdelijke ondersteuning van een ervaren senior medewerker Personeelsadministratie. De opdracht vraagt om iemand die zelfstandig kan meedraaien in de uitvoering én aantoonbaar kwaliteit, overzicht en structuur kan brengen. De kandidaat ondersteunt PA-collega’s inhoudelijk, helpt werkinstructies en werkafspraken aan te scherpen of op te stellen en draagt bij aan betere borging van de PA–SA-keten. 

Je werkt binnen het team Personeels- en Salarisadministratie AGV en stemt nauw af met: 

• de coördinator PSA;
• PA-collega’s;
• de salarisadministratie AGV;
• HR-advies;
• recruitment;
• functioneel beheer HR-systemen;
• waar nodig Finance/P&C en andere betrokken M&O-medewerkers. 

Doel van deze samenwerking is het versterken van de uitvoerbaarheid, kwaliteit en overdraagbaarheid van de PA-processen binnen PSA AGV. 

Functieomschrijving

Er is behoefte aan tijdelijke senior ondersteuning binnen de personeelsadministratie van PSA AGV. De kandidaat voert zelf personeelsadministratieve werkzaamheden uit, maar heeft daarnaast nadrukkelijk een kwalitatieve rol in de uitvoering. De kandidaat helpt bij het versterken van de dagelijkse PA-uitvoering, het aanbrengen van overzicht, het verbeteren van kwaliteit, het ondersteunen van PA-collega’s en het borgen van werkwijzen. 

De werkzaamheden bestaan onder andere uit: 

• uitvoeren en controleren van personeelsadministratieve mutaties;
• ondersteunen bij instroom, doorstroom en uitstroom;
• controleren van personeelsdossiers op volledigheid en juistheid;
• signaleren van onvolledige of foutieve aanlevering door leidinggevenden, HR-advies of recruitment;
• ondersteunen van PA-collega’s bij complexere casuïstiek;
• bijdragen aan eenduidigheid in de uitvoering;
• opstellen, aanscherpen en beheren van werkinstructies;
• expliciteren van werkafspraken en way of working;
• signaleren van knelpunten in proces, rollen, aanlevering en uitvoering;
• versterken van de aansluiting tussen PA en SA;
• bijdragen aan het verminderen van herstelwerk achteraf;
• ondersteunen van de coördinator PSA bij het aanbrengen van overzicht in werkvoorraad, prioriteiten en kwaliteitsborging. 

Je werkt onder regie van de coördinator PSA. De opdracht betreft nadrukkelijk geen formele coördinatorrol, geen salarisadministrateur en geen hiërarchische leidinggevende functie. 

De inzet moet zichtbaar bijdragen aan: 

• meer overzicht in werkvoorraad, prioriteiten en lopende PA-werkzaamheden;
• betere kwaliteit en volledigheid van PA-mutaties en personeelsdossiers;
• minder herstelwerk richting salarisadministratie;
• scherpere werkafspraken tussen PA, SA, HR-advies en recruitment;
• praktisch bruikbare werkinstructies voor kritische PA-processen;
• inhoudelijke ondersteuning van PA-collega’s in de dagelijkse uitvoering;
• betere overdraagbaarheid en borging van werkwijzen binnen PSA AGV. 

Functie-eisen

• Je beschikt over minimaal mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur richting HRM, personeelsadministratie, bedrijfsvoering of vergelijkbaar.
• Je hebt minimaal 7 jaar aantoonbare ervaring binnen personeelsadministratie / HR-administratie.
• Je hebt aantoonbare ervaring met complexe PA-processen, waaronder instroom, doorstroom, uitstroom, contractmutaties, personeelsdossiers en administratieve controles.
• Je hebt aantoonbare ervaring met AFAS/MijnHR of vergelijkbare HR-/personeelsadministratieve systemen.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het opstellen, aanscherpen of beheren van werkinstructies, werkafspraken of administratieve procesbeschrijvingen.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het inhoudelijk ondersteunen, begeleiden of inwerken van collega’s binnen een administratieve HR-/PA-omgeving. 

Wensen:

• Ervaring binnen personeelsadministratie / HR-administratie op senior uitvoerend niveau
• Ervaring met AFAS/MijnHR of vergelijkbare HR-systemen
• Ervaring met HR-/PA-systemen: AFAS/MijnHR;
• Ervaring met werkinstructies, werkafspraken en procesborging
• Ervaring met inhoudelijke ondersteuning of begeleiding van PA-/HR-administratieve collega’s
• Ervaring met kwaliteitsgerichte begeleiding, inhoudelijke bijsturing en overdracht binnen een PA-/HR-administratief team:
• Ervaring met PA–SA-ketenprocessen
• Ervaring binnen overheid, waterschap, gemeente of semipublieke organisatie