Managementassistent

Organisatie

Werkorganisatie BUCH is in 2017 ontstaan, na een fusie van de ambtelijke organisaties van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Het is daarmee een jonge organisatie, met sterke wortels binnen de vier gemeenten.

Met ruim 850 medewerkers faciliteren we vier besturen bij het realiseren van hun ambities. We bieden als één organisatie het hoofd aan maatschappelijke opgaven zoals wonen, klimaat, zorg en gezonde financiën. We focussen op de overeenkomsten met oog voor de lokale verschillen.

Werken voor werkorganisatie BUCH betekent, werken als een team voor de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. Je komt te werken binnen het team Concernstaf. Dit team bestaat uit strategisch adviseurs, functionaris gegevensbescherming, bestuursadviseurs, gemeentecontrollers, auditteam, klachtencoördinator en directiesecretaris. Daarnaast werk je nauw samen met alle andere managementassistenten en bestuurssecretarissen binnen de BUCH.

Functieomschrijving

De managementassistent ondersteunt de algemeen directeur, de concerncontroller en de teammanager concernstaf. Taken die daarbij horen zijn:

• Beheer van de agenda;
• Het organiseren van afspraken;
• Gemandateerde bevoegdheden in systemen zoals Youforce, Key2financiën en Smartaim;
• Ondersteunt bij de interne openstelling van vacatures;
• Het zijn van kredietbeheerder van de Concernstaf;
• Samenwerken met de directiesecretaris en waar nodig vervangen bij kortdurende afwezigheid;
• Allerlei andere organisatorische taken voor de Concernstaf, de algemeen directeur en de concerncontroller.

Aanvullende achtergrondinformatie:

De managementassistente komt o.a. te werken voor de algemeen directeur. Het is daarom belangrijk dat hij/zij kan inschatten wanneer zaken prioriteit hebben, wanneer de directeur actief op de hoogte gesteld moet worden en wanneer je wel en niet kunt spreken vanuit zijn naam, bijv. bij het forceren van een afspraak met prioriteit. Je moet deze inschattingen zelf kunnen maken en hiervoor de werkervaring en de sensitiviteit hebben.  Om die reden is de rol niet geschikt voor starters/junioren maar zoeken we iemand die ervaring heeft met het werken voor directie, bij voorkeur in een politiek bestuurlijke omgeving. De werkzaamheden zijn meer op medior niveau.

Duur van de opdracht is ter vervanging van zwangerschap. Startdatum 17 augustus en bij voorkeur 1 inwerkdag in de week van 10 augustus. Vermoedelijke einddatum is 31 december 2026, en indien nodig een korte verlenging.

Functie-eisen

Eisen

• Ervaring met teams en outlook
• Ervaring als managementassistente voor directie

Wensen

• Ervaring met werken bij gemeente

Competenties

• Communicatief vaardig en maakt makkelijk contact.
• Nauwkeurig, zorgvuldig en vind het leuk om te organiseren en regelen.