Expert Operational Excellence

Organisatie

Bouw- en Woningtoezicht (BWT) houdt zich bezig met alles wat de fysieke stad draaiende houdt: van funderingen en vergunningen tot standplaatsen in de openbare ruimte. Waar andere gemeentelijke afdelingen zich vooral richten op de stad van de toekomst, combineert BWT de zorg voor de huidige stad met die voor de stad van morgen, met als doel een aantrekkelijke, veilige en bouwkundig hoogwaardige stad, nu en straks. De afdeling telt ruim 300 medewerkers, van inspecteurs en ingenieurs tot toezichthouders, die zowel aan de frontlinie als achter de schermen werken.

De organisatie

De skyline van Rotterdam. De diversiteit aan bedrijven en publieke instellingen. De bereikbaarheid van stad en regio. De internationale handelsgeest, ondernemerskracht, ambitie en daadkracht. Het zijn allemaal voorbeelden van hoe Stadsontwikkeling samenwerkt met bewoners en ondernemers aan de voorspoed van de stad. Sinds 2016 is daar een extra opgave bijgekomen en dat is 'groene groei': vooruitgang die klimaatvriendelijker, beter voor het milieu en op een circulaire gedachte gebouwd is. Stadsontwikkeling bouwt dus aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad. Met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken.

Samen met Rotterdammers en verschillende partners geven we vorm aan de stad en houden we de stad in vorm. Kies jij voor Stadsontwikkeling, dan is de kans groot dat je ideeën ontwikkelt die een duidelijk stempel achterlaten op Rotterdam. Je gaat vernieuwing en vooruitgang dromen, tegelijkertijd zit je zelf aan de knoppen om groei samen met de stad te realiseren. Stadsontwikkeling is er voor mensen die behoeftes zien, de ruimte pakken, ervoor durven gaan en het waarmaken.

Functieomschrijving

Ben jij een strategische denker met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen? In deze rol vertaal je complexe vraagstukken naar toekomstbestendige oplossingen, breng je mensen en belangen samen en realiseer je resultaten met overtuigende adviezen en sterke samenwerking.

Achtergrond

Met de overstap naar opgavegericht werken is binnen BWT (Bouw- en Woningtoezicht) een groeiende behoefte ontstaan om processen te verbeteren, de dienstverlening te versterken en beter gebruik te maken van data en informatie. Operational Excellence (OE) zien we als de integrale werkwijze om dit te realiseren; een aanpak waarin disciplines zoals servicedesign, digitale strategie, procesoptimalisatie, datagedreven werken en verandermanagement samenkomen.

Deze manier van werken is nieuw voor de gemeente Rotterdam. Ze vraagt om het bundelen van genoemde disciplines tot één slagvaardige aanpak en om een andere manier van sturen. Operational Excellence moet onderdeel worden van hoe het MT van BWT stuurt en van het dagelijks handelen. We willen externe begeleiding inschakelen, die kennis en bewezen practices van andere organisaties inbrengt, waarmee we samen tot onze aanpak komen om op structurele knelpunten duurzame verbeteringen te realiseren.

Doelstelling

De expert gaat Operational Excellence structureel inrichten binnen BWT, zodat BWT er zelfstandig vervolg aan kan geven: van het in kaart brengen van knelpunten tot het inrichten van structurele verbetercycli en het overdragen van kennis en eigenaarschap aan BWT, met bundeling van lopende en nieuwe initiatieven.

Randvoorwaarden

Aansluiting op bestaande initiatieven op concern- en clusterniveau op het gebied van digitalisering, procesverbetering en datagedreven werken.

Toelichting duur, omvang en verlenging

De initiële opdrachtduur van 6 maanden is gebaseerd op de doorlooptijd die nodig is om te komen tot het raamwerk voor Operational Excellence en de geprioriteerde lijst van initiatieven (resultaten 1 en 2) vanuit de 12 aparte teams binnen BWT. Het ophalen van alle benodigde input vanuit afdeling, MT en teams kan door de drukke agenda's soms langer duren en is niet volledig te plannen, vandaar de optie om maximaal 3 maanden te verlengen.

Verlenging is niet automatisch: de verlenging van maximaal 3 maanden wordt afzonderlijk overeengekomen, op basis van een tussentijdse beoordeling van de behaalde resultaten en gekoppeld aan concreet af te bakenen vervolgresultaten (waaronder de borging en overdracht, resultaat 3).

De gevraagde inzet van 27 uur per week is een inschatting van de tijdsbesteding die past bij de reikwijdte van de opdracht (meerdere disciplines, afstemming op MT-niveau, bundeling van meerdere initiatieven) en betreft geen vast rooster of aanwezigheidsplicht. De opdrachtnemer bepaalt zelf de verdeling van deze uren en factureert op basis van daadwerkelijk geleverde inzet en/of voortgang per fase.

Verwachte resultaten

Een raamwerk voor Operational Excellence: een helder rapport met een richtinggevend kader en praktische werkwijzen, waarmee de BWT iteratief Operational Excellence opzet en toepast op initiatieven

Lijst van initiatieven: een goed gedefinieerde en geprioriteerde lijst van concrete initiatieven binnen BWT, waarmee met inzet van Operational Excellence verbetering wordt gebracht in het primaire proces en de besturing

Borging: kennisoverdracht en borging van het raamwerk en de werkwijze in de praktijk naar de verschillende stakeholders binnen en om BWT

Uitgangspunten opdrachtrelatie

De opdrachtnemer bepaalt zelf de werkwijze, methodiek en planning waarmee de resultaten worden gerealiseerd.

De opdrachtgever stuurt op de overeengekomen resultaten en voortgang per fase, niet op de wijze waarop de opdrachtnemer de werkzaamheden uitvoert.

Er is geen sprake van een gezagsverhouding of hiërarchische ondergeschiktheid: de opdrachtnemer valt niet onder het reguliere rooster, de werktijdenregeling of de functionerings- en beoordelingscyclus van BWT.

De opdrachtnemer heeft het recht zich, na afstemming met de opdrachtgever, te laten vervangen door een gelijkwaardig gekwalificeerde professional.

Facturatie vindt plaats op basis van geleverde inzet en/of voortgang per fase, conform de overeengekomen tariefafspraak, en niet op basis van een verplicht aanwezigheidsrooster.

Functie-eisen

Je combineert strategisch en conceptueel denkvermogen met sterk analytisch en adviserend vermogen, waardoor je complexe vraagstukken weet te vertalen naar heldere en toekomstgerichte oplossingen. Dankzij je organisatiesensitiviteit en bestuurlijke antenne beweeg je je gemakkelijk binnen bestuurlijke omgevingen en heb je oog voor verschillende belangen. Met jouw veranderkundig en verbindend vermogen creëer je draagvlak, breng je mensen samen en stimuleer je samenwerking. Daarbij werk je resultaatgericht en zelfstandig werkend, waarbij je verantwoordelijkheid neemt en gericht bent op het behalen van concrete resultaten. Met jouw sterke schriftelijke en mondelinge communicatie weet je anderen helder, overtuigend en doelgericht mee te nemen in je adviezen en plannen.

Eisen

• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als adviseur binnen de (semi-)publieke sector;
• Je hebt werkervaring in het gemeentelijke Vergunningverlening, Toezicht en Handhavings-domein op het gebied van operational excellence, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;
• Je hebt in de afgelopen 8 jaar voor elk van onderstaande aandachtgebieden op het vlak van data en IT meerdere projecten/opdrachten voltooid: Het als kwartiermaker vanaf de start opzetten en operationeel maken van een nieuw team, proces of werkwijze; Het zelfstandig ontwerpen van digitale strategieën op organisatieniveau binnen complexe organisaties; Het (her)inrichten van organisatiestructuren & (data)governance; Het ontwikkelen van datagedreven sturing, inclusief dataproducten, KPI's, en datageletterdheid; Het adviseren op directie- en bestuursniveau over strategische vraagstukken;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als leidinggevende in de lijn, met integrale verantwoordelijkheid voor een team van minimaal 5 medewerkers (inclusief HR-taken zoals beoordeling en ontwikkeling) — benoem en beschrijf de werkervaring in je CV waaruit dit blijkt;
• Je hebt kennis van en werkervaring met DAMA, LEAN of andere methodologieën rond continu verbeteren en organisatieontwikkeling;
• Je bent in het bezit van de volgende certificaten: SAFe5 Lean Portfolio Manager, Leading SAFe, Scrum master, Lean Six Sigma, servicedesign, Prince2 Foundation;

Wensen

• Je hebt werkervaring met het zaaksysteem PowerBrowser, opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
• Je hebt minimaal 4 jaar werkervaring met de applicaties DevOps, Jira en Confluence;
• Je hebt kennis van en werkervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;
• Je hebt werkervaring als trainer in digitale transformatie, datagedreven werken en agile — benoem het project in je CV waaruit dit blijkt;
• Je hebt werkervaring met verander en transformatietrajecten in publieke organisaties — benoem het project in je CV waaruit dit blijkt;