Administratief ondersteuner

Organisatie

De afdeling

Samen met 60 professionals máák jij de afdeling Mobiliteit. Onder die vleugel floreert het kleinere Team Inhuur, waar jij samen met andere collega's werkt aan de verdere professionalisering van onze lijnorganisatie. Jouw toekomstige collega's vormen met elkaar een divers team dat met veel plezier voor gezamenlijk resultaat gaat. Ze zijn betrokken en staan altijd voor hun collega's klaar. Team Inhuur bestaat uit vijftien enthousiaste collega's waarvan er zes werkzaam zijn in deze uitdagende ondersteunende rol. Binnen het team heerst een open cultuur en staan wij altijd voor elkaar klaar.

De organisatie

Het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) is de spil van de gemeentelijke organisatie en maakt kaders voor het hele concern. Zij zorgt enerzijds dat het college van burgemeester en wethouders de stad kan besturen en de schakel is tussen de burgers, het stadsbestuur en de gebieden. Anderzijds is het cluster de schakel met de overige (beleids)clusters op het gebied van bedrijfsvoering. ICT, HR, Facilitaire Zaken, Juridische Zaken, Onderzoek, Financiën, Inkoop en Communicatie zijn gebundeld. Zo levert het cluster haar bijdrage die de organisatie nodig heeft bij het uitvoeren van haar werk voor de stad. Nu is het tijd om verder te bouwen aan die nieuwe organisatie. Werken in Rotterdam is leuk, werken aan Rotterdam is nog leuker.

Functieomschrijving

Jij bent een duizendpoot met administratieve skills die graag wilt meedenken binnen een groeiende afdeling. Van deadlines raak jij niet onder de indruk en je hecht waarde aan perfectie. Een dynamische functie die snelheid vraagt in de uitvoering met als einddoel, gezamenlijk zorgdragen voor een optimale dienstverlening.

Jouw functie

De gemeente Rotterdam staat voor maatschappelijke opgaves waarvoor er met regelmaat tijdelijk inzet nodig is. Dit is waar jij van wordt als administratief ondersteuner. Jij ondersteunt de verschillende organisatieonderdelen bij het inzetten van tijdelijke medewerkers, dit doe je in samenwerking met de inhuuradviseurs. Verder heb je direct contact met opdrachtgevers en leveranciers. Dit betekent dat je:

• Verantwoordelijk bent voor diverse administratieve verwerkingen zoals het muteren in verschillende systemen;
• Verantwoordelijk bent voor het verzamelen, verwerken en vastleggen van alle afspraken in samenwerking met de afdeling Inkoop in het systeem Oracle;
• Registreert en controleert de gegevens van externe inhuur medewerkers en onbetaalde stagiaires in het registratiesysteem MijnHR;
• De rechtmatigheid conform wet- en regelgeving toetst van inkoopdossiers in Oracle;
• Zowel collega's als leveranciers per mail en telefonisch te woord staat met vragen en of verzoeken;
• Aansluit bij werkoverleggen en zorg draagt voor notulen;
• Meedenkt in procesoptimalisatie.

Functie-eisen

Je bent onze enthousiaste collega die vanuit een grote mate van zelfstandigheid aan het werk gaat. Je werkt op een accurate manier, hebt oog voor het resultaat en raakt niet onder de indruk van deadlines. Als flexibele en administratief vaardige duizendpoot houd je ervan te schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Dat niet alleen, ook met de ontwikkelingen binnen de afdeling ga je gemakkelijk mee. Je bent klantgericht, kan planmatig werken en weet op een uitstekende manier samen te werken met je collega's. Met een proactieve houding en goede communicatieve vaardigheden straal je vertrouwen uit en bied je waar nodig een luisterend oor. Tot slot beschik je over goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. Verder beschik je over:

Eisen

• Je beschikt over een afgeronde mbo 4-opleiding;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met de uitvoering van administratieve processen;
• Je hebt werkervaring met het notuleren en het bewaken van actiepunten;
• Je hebt werkervaring met mailcorrespondentie en telefoonafhandeling;
• Je hebt werkervaring met administratieve ondersteuning voor de ontwikkeling en uitvoering van het HR-beleid;
• Je hebt werkervaring met het signaleren van processen en stelt verbetervoorstellen op ten behoeve van de werkprocessen en informatievoorziening;
• Je hebt werkervaring met MS Office applicaties als Word, Outlook en Excel.

Wensen

• Je hebt werkervaring als medewerker recruitment of in een functie met ondersteunende HR-werkzaamheden;
• Je hebt kennis van geautomatiseerde systemen zoals: Oracle Fusion, ADP en Mercell aanbestedingsplatform.