Projectleider projectadministratie

Introductie

Voor het onderdeel stadswerken van de gemeente Amsterdam zijn wij voor 32 - 36 uur per week op zoek naar een projectleider projectadministratie. Interesse gewekt? Lees dan snel verder! 

Organisatie

Directie Stadswerken

Medewerkers van de directie Stadwerken werken voor de prachtige stad Amsterdam. Zij beheren de openbare ruimte, maken het schoon, houden het veilig, verzorgen het groen, onderhouden de bruggen, repareren de straten en beheren de markten. Dat doen ze elke dag met ruim 1300 collega’s op een dienstverlenende en innovatieve manier. Vakmensen, die er ieder voor zich aan meewerken om van Stadswerken een moderne beheer organisatie te maken. De meeste collega’s werken buiten op de pleinen, in de parken en in de straten van Amsterdam. Om het werk op straat goed te kunnen doen, werken andere collega’s achter de schermen aan ondersteuning, planning, samenwerking, materiaal en systemen.

Afdeling Strategie, Advies en Informatie

De afdeling Strategie, Advies en Informatie bestaat uit experts in verschillende disciplines. Zij stellen bestuur en management in staat te sturen op resultaten. De afdeling coördineert de adviezen voor bestuurders, levert de bijdrage van Stadswerken aan de stadsbrede P&C producten, ondersteunt het management door coördinatie van de interne organisatieontwikkeling en overlegstructuur en adviseert Directie en Management vanuit een strategisch perspectief.

Samenwerking programmateam AFS

Het programmateam AFIS is ondergebracht binnen de directie Financien en Inkoop. Het doel van AFIS is de financiële- en inkoopprocessen te verbeteren en het gebruiksgemak voor gebruikers zoals budgethouders, prestatieverklaarders en bestellers te verbeteren. Hiervoor is het doel de achterliggende processen zoveel mogelijk gestandaardiseerd en geautomatiseerd te laten verlopen. Zo wordt ook de datakwaliteit van financiële- en de inkoopgegevens verbeterd met als resultaat dat ook de kwaliteit van rapportages toeneemt en op eenvoudiger wijze ontsloten kunnen worden. Dit systeem wordt geconfigureerd, gemeente brede werkprocessen worden opgesteld en binnen de directies wordt gevraagd de impact te bepalen en de implementatie te begeleiden. Hiervoor is vanuit het programmateam een verandermanager beschikbaar gesteld. De projectleider is de linkin pin tussen het programmateam van AFIS en Stadswerken.

Functieomschrijving

“Vanaf het derde kwartaal 2024 gaat Amsterdam werken met het Amsterdams Financieel en Inkoop Systeem (AFIS).  Dit systeem vervangt het oude financiële systeem (AFS) en het systeem dat de Planning en Control-cyclus (LIAS) ondersteunt. Daarnaast ondersteunt AFIS het contractmanagement, de inkoop en de financiële projectbeheersing.

Om een soepele overstap te creëren en om de impact voor Stadswerken te bepalen en klaar te maken voor de overstap zoekt Stadswerken een projectleider die de implementatie van het systeem kan begeleiden. De projectleider weet zijn weg te vinden binnen de organisatie en is een goede gesprekspartner voor collega’s van bijvoorbeeld financiën.

Werkzaamheden

• Het aansturen van diverse projecten op het gebied van financiën, contractmanagement, inkoop en voorraadbeheer binnen Stadswerken.
• Het begeleiden van de implementatie van AFIS bij Stadswerken. Met name bij de projectadministratie van het Team Tijdelijke Verkeersmaatregelen, het inkoopproces, als ook het voorraadbeheersysteem.
• Het in beeld brengen van de huidige en nieuwe processen (samen met de procesdeskundige) en het testen van generieke processen van AFIS voor Stadswerken
• Het bewaken van en sturen op planning, capaciteit, besluitvorming en de kwaliteit van de op te leveren producten incl. een voortgangsrapportage.

Functie-eisen

• Je hebt aantoonbaar hbo/wo werk- en denkniveau;
• Persoonlijke motivatie van max 1 A4;
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met projectmanagement bij een overheidsorganisatie;
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring in verandermanagement;
• Je hebt kennis van (gemeentelijke) financiële/ inkoopprocessen.