Programmamanager aanbesteding CAD-Informatiebeheersysteem

Functieomschrijving

ELLBRU zoekt een ervaren Programmamanager die dit traject van voorbereiding tot implementatie gaat leiden. Je bent verantwoordelijk voor het regisseren van de aanbesteding, het betrekken van stakeholders in de organisatie en het borgen van kwaliteit, adoptie en resultaat. Je begrijpt de strategische context van gemeentelijke informatievoorziening, waaronder Common Ground en de Federatieve Data Strategie, en kunt dit vertalen naar concrete keuzes en afspraken. 

Taken en verantwoordelijkheden:

• Leiden van de voorbereidingsfase: programma van eisen aanscherpen, (strategische) randvoorwaarden borgen (architectuur, governance, open standaarden);
• Coördineren en aansturen van de aanbestedingsprocedure in samenwerking met de afdelingen Inkoop en Juridische Zaken;
• Stakeholdermanagement binnen het fysieke domein (Ontwikkelorganisatie Ruimte, Stadsbedrijven, Vergunningen Toezicht en Handhaving, Vastgoedorganisatie Utrecht) en richting onze interne partner Domstad IT;
• Vertalen van functionele en technische eisen naar contractuele afspraken met de leverancier;
• Voorbereiden en aansturen van de implementatiefase: inrichting beheerorganisatie, koppelingen met andere systemen, testen, adoptie en training;
• Borgen dat het nieuwe systeem aansluiting kan vinden bij Common Ground-principes en de Federatieve Data Strategie;
• Rapporteren aan opdrachtgever en stuurgroep over voortgang, risico’s en resultaten;
• Escaleren naar opdrachtgever indien doelen niet gehaald (kunnen) worden.

Resultaat van de opdracht

1. Gereed Programma van Eisen en aanbestedingsdossier
   Compleet en afgestemd en door stakeholders geaccordeerd PvE waarin functionele, technische, organisatorische en juridische eisen zijn opgenomen.
   Integratie van principes van Common Ground en de Federatieve Data Strategie (FDS).
   Dossier aanbesteding gereed voor publicatie conform Aanbestedingswet.
2. Succesvol afgeronde aanbesteding
   Selectie van een leverancier/partnerschap dat voldoet aan de gestelde eisen en ambities.
   Duidelijke contractafspraken, inclusief SLA’s, beveiligings- en archiefeisen, exit-strategie en eigendomsrechten.
   Transparant en rechtmatig aanbestedingsproces, geborgd door samenwerking met de afdelingen Inkoop en Juridische Zaken.
3. Inrichting governance en beheerorganisatie
   Proceseigenaar, systeemeigenaar en functioneel beheer benoemd en operationeel.
   Rollen- en rechtenmatrix vastgesteld voor interne gebruikers en externe ketenpartners.
4. Technische en organisatorische implementatie
   Nieuw CAD-informatiebeheersysteem geïmplementeerd en verantwoord in productie genomen.
   De datamigratie is afgerond
5. Adoptie en veranderverankering
   Gebruikers getraind en begeleid in de overgang van mappenstructuren naar het nieuwe systeem.
   Communicatieplan uitgevoerd, inclusief interne en externe stakeholders.
   Organisatie werkt aantoonbaar volgens nieuwe processen en gebruikt het systeem conform afspraken.
6. Borging en continuïteit
   Archiefwet- en duurzaamheidsvereisten geborgd in beheer en opslag.
   Toetsing en evaluatie op afgesproken indicatoren en service levelagreements
   Plan voor doorontwikkeling en aansluiting op toekomstige ambities (building informationmodels, Digital Twin, datagedreven werken).

Ons aanbod

Als programmamanager aanbesteding CAD-Informatiebeheersysteem voor de gemeente Utrecht werk je binnen een gedreven team.

Daarnaast bieden wij:

• Interessante en complexe projecten bij toonaangevende opdrachtgevers;
• Doorgroei- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Salarisschaal 12: €5268 - €7128;
• Een baan van 36 uur per week;
• Datum persoonlijke gesprekken: 5-11-2025 tussen 15.00 – 17.00 uur
• 25 vakantiedagen per jaar op fulltime basis.

Op deze vacature kunnen geen ZZP'ers reageren. U kunt reageren tot 27 oktober.

Functie-eisen

• HBO werk-, en denk niveau;
• Ruime ervaring (meer dan 10 jaar) als Programmamanager met aanbestedingen en systeemimplementaties;
• Kennis van en ervaring met CAD, GIS of assetmanagementsystemen is een pré;
• Sterke affiniteit met informatievoorziening, datagedreven werken en digitale transformatie;
• Je hebt kennis vangemeentelijke IV-ontwikkelingen, waaronder Common Ground en de Federatieve Data Strategie;
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit en bewezen vermogen om uiteenlopende stakeholders te verbinden;
• Ervaring met verandermanagement en adoptie van nieuwe informatiesystemen;
• Resultaatgericht, analytisch en communicatief sterk;
• Het vermogen om belangen af te wegen en beargumenteerde keuzes te maken, met lef en daadkracht.