Programma- en projectsecretaris wijkvernieuwing Merenwijk

Functieomschrijving

In de afgelopen jaren hebben ze een aantal projecten als pilot uitgevoerd en van ieder project leren ze meer. Daarop bouwen ze in de nu lopende en nieuw op te starten projecten voort. De senior Programma- en projectsecretaris is de spil enerzijds binnen de interne organisatie tussen de verschillende afdelingen voor deelgebieden die nog in planontwikkeling zitten en het bestuurlijk proces tot besluitvorming nog moeten doorlopen en ondersteunt hij de projectmanager hierbij. Anderzijds de spil tussen de overige projectteamleden en verantwoordelijk voor de projectbeheersingsaspecten Organisatie, Kwaliteit, Informatie, Tijd, Geld, Risico en Communicatie zowel van het programma als van de deelprojecten. 

Je hebt contact met alle betrokkenen binnen de organisatie en zorgt voor de juiste en tijdige afstemming tussen alle partijen. We hechten er veel waarde aan als de senior Programma- en projectsecretaris snel kan schakelen als er zaken spelen tussen het projectteam, ambtelijke opdrachtgever, budgethouders, projectcontroller en bestuurlijk waar gemanaged moet worden tussen de verschillende partijen. Daarnaast verzorg je als senior Programma- en projectsecretaris ondersteunende werkzaamheden voor de verschillende projectteams. Je ondersteunt de projectmanager is zijn dubbele als manager projectbeheersing. 

Ons aanbod

Als programma- en projectsecretaris wijkvernieuwing Merenwijk voor de gemeente Leiden werk je binnen een gedreven team.

Daarnaast bieden wij:

• Interessante en complexe projecten bij toonaangevende opdrachtgevers;
• Doorgroei- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Een baan van 32 - 36 uur per week;
• 25 vakantiedagen per jaar op fulltime basis.

Op deze vacature kunnen ook ZZP'ers reageren. U kunt reageren tot 17 december.

Functie-eisen

• Afgeronde HBO-opleiding (bij voorkeur over een afgeronde HBO opleiding in de richting van Project- en Programmamanagement);
• Uiterlijke startdatum op 2 februari 2026;
• Minimaal 5 jaar ervaring als projectsecretaris, waarbij aantoonbare ervaring is opgedaan met programma’s;
• Minimaal 3 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie als projectsecretaris;
• Minimaal 1 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie als programmasecretaris.
• Ervaring met coördineren en professionaliseren van werkprocessen binnen programma’s
• Beschrijf minimaal één concreet voorbeeld waarin je werkprocessen binnen een programma hebt gecoördineerd, geprofessionaliseerd en uitgewerkt in deelprojecten.
• Geef een voorbeeld van een volledig programmatraject dat je zelfstandig hebt begeleid, inclusief rol en verantwoordelijkheden.
• Toon aan ervaring te hebben met het bewaken van voortgang van programma’s en deelprojecten en dat je hierover rapporteerde aan minimaal drie van de volgende: projectmanager, ambtelijke opdrachtgever, budgethouder.
• Beschrijf jouw ervaring met het opstellen en bewaken van capaciteitsplanningen en urenoverzichten, inclusief rapportagevorm.
• Geef een voorbeeld van een situatie waarin je voortgangsrapportages opstelde en presenteerde aan projectmanager, programmamanager en/of bestuurlijke opdrachtgever ter voorbereiding op besluitvorming.
• Beschrijf jouw ervaring met het voorbereiden van stukken voor bestuurlijke besluitvorming en hoe je politieke sensitiviteit toepaste in het werk.
• Geef een voorbeeld van werkzaamheden in de planontwikkelingsfase van een programma of project.
• Benoem concrete projecten waarin je betrokken was bij duurzame wijkvernieuwing.
• Licht toe hoe je affiniteit met klimaatadaptatie in het werk hebt toegepast (bijvoorbeeld in projecten of adviezen). 

Competenties aan te tonen tijdens het kennismakingsgesprek

• Je toont passie voor het vak en een grote mate van betrokkenheid en commitment voor het project/opdracht;
• Beschrijf ervaring met werken in grootschalige programma’s waarbij het programma in meerdere deelprojecten (>3) is uitgerold;
• Geef een duidelijke visie op het opzetten, professionaliseren en standaardiseren van werkprocessen binnen een programma;
• Geef een visie op interne en externe voortgangsrapportages van projecten in de planstudie- en voorbereidingsfase;
• Omschrijf visie op het opzetten van capaciteitsplanningen en het bewaken van interne plankosten (uren);
• Legt uit hoe je omgaat met tegengestelde belangen tussen interne stakeholders;
• Je beschikt over communicatieve kracht en verbindend vermogen;
• Beschrijf kennis van interne stakeholders binnen een programma en hoe je hiermee samenwerkt.
• Toon aan dat je een doorpakker bent door concrete voorbeelden van besluitvaardig handelen.
• Laat zien dat je een teamspeler bent en beschikt over goede sociale vaardigheden.
• Je beheerst de Nederlandse taal goed, blijkend uit het gesprek.