Managementassistent

Functieomschrijving

Een greep uit jouw werkzaamheden:

• Je beheert agenda's, overzichtelijk, strak en zonder dubbele boekingen;  
• Je beheert mailboxen met scherp oog voor wat echt belangrijk is;  
• Je zorg dat vergaderingen vlekkeloos verlopen; van agenda tot zaal tot stukken;
• Je bewaakt deadlines, stuurt reminders en voorkomt last-minute-paniek;
• Je regelt alles wat besteld moet worden: bloemen, geschenken en gebak;
• Je helpt bij HR-taken als sollicitaties en een warme onboarding.

Ons aanbod

Als managementassistent voor de gemeente Utrecht werk je binnen een gedreven team.

Daarnaast bieden wij:

• Interessante en complexe projecten bij toonaangevende opdrachtgevers;
• Doorgroei- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Een baan van 36 uur per week;
• Salarisschaal: 8 (€3.171 - €4.464)
• Gesprekken zijn gepland op 10 & 11 december. Er wordt contact met je opgenomen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek zal plaatsvinden op het Stadskantoor.
• 25 vakantiedagen per jaar op fulltime basis.

Op deze vacature kunnen geen ZZP'ers reageren. U kunt reageren tot 7 december.

Functie-eisen

• Een afgeronde MBO+ of HBO-opleiding.
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als management- of directieassistent, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie.
• Je hebt aantoonbare ervaring met MS Office, met nadruk op Outlook, Word en Teams.
• Je bent beschikbaar voor 36 uur per week vanaf 15 december 2025.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent minimaal twee dagen per week aanwezig op locatie in Utrecht.

Benodigde vaardigheden/soft skills: 

• Bestuurlijke sensitiviteit: je voelt aan wat speelt binnen de organisatie en handelt daar zorgvuldig naar.
• Organisatietalent: je houdt overzicht, ook bij veel lopende zaken en wisselende prioriteiten.
• Proactief en zelfstandig: je ziet wat er nodig is en handelt voordat iemand het hoeft te vragen.
• Communicatief sterk: je weet helder te schakelen tussen managers, collega’s en externe contacten.
• Oplossingsgericht: je denkt mee, lost op en houdt het hoofd koel in drukke momenten.
• Teamgericht en verbindend: je werkt graag samen en draagt bij aan een positieve sfeer.
• Discreet en betrouwbaar: je kunt omgaan met gevoelige informatie en wekt vertrouwen.
• Digitale vaardigheid: je maakt slim gebruik van tools als Outlook, Teams, SharePoint en Excel om structuur te creëren.