Managementassistent

Introductie

Voor de afdeling Financial Reporting (FR) van de gemeente Rotterdam zijn wij voor 32 - 40 uur per week op zoek naar een Managementassistent. Interesse gewekt? Lees dan snel verder! 
 

Organisatie

De afdeling Financial Reporting (FR) maakt onderdeel uit van het cluster BCO en voert regie op de financiële producten van het Planning & Controlproces, zoals de begroting en de jaarrekening. Met ongeveer 140 collega’s zorgen zij ervoor dat het concern aan zijn begrotings- en verantwoordingsplicht kan voldoen. 

Zij adviseren het management - afdelingsmanagers, programmamanagers en directies- over de voortgang van het primaire proces en de projecten ten opzichte van de financiële doelstellingen en zijn alert dat het management tijdig besluiten neemt. Je komt binnen Financial Reporting terecht in een hoog-professionele omgeving met relatief veel jonge mensen, een dynamisch managementteam met een aangename sfeer. In het managementteam staan collega’s voor elkaar klaar en denken met elkaar mee. Samen schouders eronder en aanpakken.

De organisatie
De afdeling Financial Reporting (FR) maakt onderdeel uit van het cluster BCO en voert regie op de financiële producten van het Planning & Controlproces, zoals de begroting en de jaarrekening.  Met ongeveer 140 collega’s zorgen zij ervoor dat het concern aan zijn begrotings- en verantwoordingsplicht kan voldoen. 

Zij adviseren het management - afdelingsmanagers, programmamanagers en directies- over de voortgang van het primaire proces en de projecten ten opzichte van de financiële doelstellingen en zijn alert dat het management tijdig besluiten neemt. 

Je komt binnen Financial Reporting terecht in een hoog-professionele omgeving met relatief veel jonge mensen, een dynamisch managementteam met een aangename sfeer. In het managementteam staan collega’s voor elkaar klaar en denken met elkaar mee. Samen schouders eronder en aanpakken.

Functieomschrijving

Jij wil met jouw organisatorisch talent onze afdeling, en daarmee de stad, graag vooruithelpen. Jij levert graag je bijdrage in een dynamische werkomgeving, als spin in het web kom jij graag de afdeling Financial Reporting versterken. De werkweek van een managementassistent Financial Reporting saai? Dacht het niet. Elke dag is weer anders.

De managementassistent:

• Maakt en bewaakt afspraken, plant vergaderingen en beheert de agenda van de MT leden;
• Fungeert als aanspreekpunt voor het MT;
• Plant activiteiten, volgt en bewaakt de uitvoering en rapporteert daarover;
• Verstrekt zowel mondeling als schriftelijk en digitaal informatie aan collega’s;
• Verricht administratief en organisatorisch ondersteunende werkzaamheden, archiveert documenten, handelt correspondentie af, stelt mails;
• Organiseert vergaderingen en notuleert vergaderingen, verzorgt besluiten- en actielijsten, bewaakt de afhandeling en de voortgang van gemaakte afspraken en signaleert knelpunten;
• Organiseert bijzondere bijeenkomsten; regelt daarvoor alle organisatorische en secretariële werkzaamheden, zoals reserveren ruimte en catering, opstellen agenda, uitnodigen deelnemers en desgewenst notuleren.

Functie-eisen

Als managementassistent weet jij als geen ander dat agendabeheer, telefoonverkeer, correspondentie, plannen, organiseren én het omgaan met meerdere mailboxen, gesneden koek is. Ook kun je gemakkelijk schakelen en verbindingen leggen tussen diverse onderwerpen die binnen de afdeling spelen. ELLBRU zoekt een enthousiaste collega die in eerste instantie voor de afdeling Financial Reporting gaat werken maar die ook gemakkelijk de samenwerking opzoekt met de andere Managementassistenten binnen de directie en daar waar nodig collegiaal te hulp schiet. Iemand die een klantgerichte instelling heeft, assertief is als het moet en beschikt over de nodige flexibiliteit. Daarnaast weet je om te gaan met gevoelige en/of vertrouwelijke informatie en vervul je soms de rol van sparringspartner voor de teamleiders.

Eisen:

• Je hebt minimaal één jaar ervaring in een vergelijkbare functie, deze ervaring heb je in de afgelopen 3 jaar opgedaan;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift;
• Kennis van en ervaring met de volgende systemen MS Office,Outlook Oracle en Topdesk;
• Je hebt ervaring met het notuleren van vergaderingen.

Wensen:

• Je hebt ervaring binnen een gemeente of andere (semi) overheidsinstelling;
• Je bent minimaal in het bezit van een afgeronde mbo-4 opleiding.