Kwartiermaker beleidscoördinatie

Ons aanbod

Als kwartiermaker beleidscoördinatie voor Vitens werk je binnen een gedreven team.

Daarnaast bieden wij:

• Interessante en complexe projecten bij toonaangevende opdrachtgevers;
• Doorgroei- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Een baan van 32 - 36 uur per week;
• Tijdelijk een kwartiermaker nodig om beleid coördinator rol en inhoud op te zetten.
• Voor deze inzet is een snelle start nodig, dossiervorming dient binnen 3 dagen afgerond te zijn.
• 25 vakantiedagen per jaar op fulltime basis.

Op deze vacature kunnen ook ZZP'ers reageren. U kunt reageren tot 6 oktober 15.00

Functieomschrijving

Het opzetten van een functionerende structuur voor beleidscoördinatie binnen de organisatie, met als einddoel een centrale, goed beheerde beleidsbibliotheek waarin alle beleidsstukken voldoen aan vastgestelde kwaliteitseisen. Startende met een inventarisatie wat er reeds is. Als extra resultaatgebied opzetten van een toekomstbestendig profiel van een beleidscoördinator, inclusief positionering binnen Vitens.

Resultaatgebieden

1. Beleidsbibliotheek
   - Inrichten en beheren van een centrale beleidsbibliotheek.
   - Zorgen voor een overzichtelijke en toegankelijke structuur.
   - Implementeren van procedures voor het toevoegen, verwijderen en actualiseren van documenten
   - Samenwerken met ICT voor technische ondersteuning (ECM).
2. Beleidsstructuur
   - Identificeren van beleidsbeheerders per afdeling.
   - In samenspraak met het betreffende afdelings-MT de beleidsbeheerder als rol binnen de afdeling (laten) benoemen
   - Faciliteren van samenwerking tussen beleidsbeheerders en afdelingen.
   - Vastleggen van rollen, taken en verantwoordelijkheden van beleidsbeheerders.
3. Communityvorming
   - Organiseren en faciliteren van een actieve community van beleidsmakers/beleidsbeheerders binnen de organisatie.
   - Stimuleren van kennisdeling, samenwerking en afstemming tussen beleidsmakers.
   - Bevorderen van een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en actualiteit van beleid. Begeleiden beleidsmakers bij gebruik format.
4. Kwaliteitsborging
   - Toetsen van aangeleverde beleidsdocumenten op actualiteit en relevantie.
   - Signaleren van afwijkingen en agenderen van knelpunten bij DO/RvB en Compliance Informen.
   - Zorgen voor naleving van procedures conform beleidswerkprocessen
5. Training en ondersteuning
   - Organiseren van instructies en trainingen voor beleidsbeheerders en eindgebruikers, in samenwerking met de Vitens Academy
6. Opschoning en migratie
   - Coördineren van het opschonen van SharePoint in samenwerking met de beleidsbeheerders van de afdelingen.
   - Migreren van relevante beleidsdocumenten naar de centrale bibliotheek.
   - Inrichten van standaard versiebeheer beleidsdocumenten
7. Continue verbetering
   - Evalueren van processen en doen van verbetervoorstellen. - Monitoren van gebruik en effectiviteit van de beleidsbibliotheek. Randvoorwaarden
   - De kwartiermaker heeft mandaat om afdelingen te benaderen en samenwerking te initiëren.
   - Er is een back-up persoon beschikbaar voor toegang tot de beleidsbibliotheek.
   - ICT en communicatie zijn betrokken als ondersteunende partners.
   - S&L als richtinggevende partner betrekken Rapportage en overleg
   - Tweewekelijkse voortgangsrapportage aan de opdrachtgever (en PAB).
   - Maandelijks overleg met betrokken stakeholders.

Functie-eisen

• HBO- of WO-opleiding, bij voorkeur in Bestuurskunde, Organisatiewetenschappen, Informatie- of Documentmanagement, of een vergelijkbare richting;
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring binnen een complexe organisatie, bij voorkeur in de (semi)publieke sector of nutssector (zoals water, energie of overheid);
• Aantoonbare ervaring met procesinrichting, governance-structuren en beleidscyclusmanagement;
• Ervaring met het opzetten of beheren van documentmanagementsystemen (zoals SharePoint of ECM-oplossingen);
• Ervaring met stakeholdermanagement en het begeleiden van organisatiebrede samenwerkingen;
• Kennis van of ervaring met kwaliteitsmanagement, compliance of interne auditprocessen is een pré;
• Ervaring met verandermanagement en het creëren van draagvlak in een organisatie met meerdere disciplines.