Informatieadviseur

Introductie

Voor de Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur & Energie van de gemeente Amsterdam zijn wij voor 32 - 36 uur per week op zoek naar een informatieadviseur. Interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Organisatie

De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. 

De opdrachtgever(s)

Ze willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. Ze koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor de organisatie én de stad. Ze streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij Amsterdam ben je van harte welkom!

De Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie werkt aan complexe, risicovolle opgaven, zoals de energietransitie en de bereikbaarheid van de regio Amsterdam. Zij hebben focus, zijn experts in maatwerk en zijn resultaatgericht. Daarbij zijn ze altijd op zoek naar innovatieve, toekomstbestendige oplossingen. Kenmerkend is dat ze open zijn over het proces en bereid zijn om van gebaande paden af te wijken. Bij de Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie (UIE) werken 275 enthousiaste collega’s. UIE is een ambitieuze en nog jonge organisatie: ze bestaan sinds 1 januari 2022 en groeien snel! Je stapt op precies het juiste moment in. Want diverse complexe projecten zijn al gestart terwijl ze als organisatie nog volop in ontwikkeling zijn. Jij krijgt de ruimte om je eigen functie vorm te geven én om samen met je collega’s te bouwen aan een stabiele en prettige werkomgeving. Waarin iedereen zich gehoord voelt en de eigen talenten optimaal kan ontplooien. Een uitdagende baan? Absoluut! Daarom werken ze je goed in en introduceren je in het in- en externe netwerk.

Functieomschrijving

De Informatieadviseur adviseert en ondersteunt de teams van de Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie (UIE), over en bij het informatiemanagement van hun project. Het doel is informatie zo effectief (volgens de regels én volgens de wensen van het team) en zo efficiënt mogelijk (de best mogelijke werkafspraken) te verwerken. De Informatieadviseur zal zelf ook meehelpen in de uitvoering van het informatiebeheer. De Informatieadviseur adviseert tevens over verbeteringen in IT en informatiebeheer. Onder andere door het in kaart brengen en realiseren van (nieuwe) informatiebehoeften/oplossingen vanuit (werk)processen.

Werkzaamheden

• Controleren en vormgeven van de digitale dossiers in overleg met andere Informatieadviseurs, de projectleider Informatiebeheer en met de inhoudelijk verantwoordelijke medewerker(s) van het team/afdeling;
• Verstrekken van informatie en fungeren als vraagbaak/eerste aanspreekpunt op het gebied van informatiemanagement (technologie, beveiliging en beheer) van een team of afdeling;
• Trainen van nieuwe teamleden in samenwerking met onder andere Functioneel Beheerders rond het juist opslaan en registreren van documentatie (on-the-job of klassikaal);
• Beschrijven van afdelingsspecifieke werkafspraken passend binnen de kaders van het informatiebeheerplan van de directie UIE;
• Motiveren van medewerkers tot goed informatiemanagement;
• Ondersteunen/adviseren van managers/ projectleiders bij het informatiebeheer van hun project;
• Verantwoordelijk voor een goede begeleiding en advisering op gebied van informatietechnologie en informatiebeheer;
• Verantwoordelijk voor het geven van een juiste vertaling van de opgestelde beleidsdocumentatie naar de praktische afdelingsspecifieke werkwijze(n);
• Verantwoordelijk voor het op de hoogte houden van de stand van zaken aan de projectmanager, manager ICT/DIV én projectleider Informatiebeheer;
• Goede samenwerking met de andere informatieadviseurs.

Functie-eisen

• Je bent in het bezit van een erkend hbo-diploma;
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met implementatie en gebruik van digitale documentmanagementsystemen;
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring in het informatiebeheer (documentbeheer) van programma/projecten;
• Je beschikt over een mobiele telefoon en laptop (USB-C met Alt-Display-mode).

Wensen:

• Je hebt ervaring in een informatiemanagementrol binnen infrastructurele/energie projecten met grotere omvang (aanbestedingswaarde groter dan 10 miljoen euro);
• Je hebt praktijkervaring met informatiemanagement bij diverse projectmanagementmethodes, zoals IPM, Prince2 of AgilePM;
• Je hebt ervaring met Informatietechnologie (IT tools) in uitvoeringsprojecten praktisch implementeren en beheren;
• Je hebt ervaring met implementatie en ondersteuning van het gebruik van documentmanagementsystemen, met name Decos Join of MS SharePoint;
• Je hebt ervaring met archiefrichtlijnen en relevante wetgeving informatiebeheer kennen en kunnen toepassen in projecten.