Informatieadviseur

Introductie

Voor de gemeente Amsterdam zijn wij voor 24 - 36 uur per week op zoek naar een informatieadviseur. Interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Organisatie

Ze willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. Ze koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor de organisatie én de stad. Ze streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij de gemeente Amsterdam ben je van harte welkom! De Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie (voorheen Bijzondere Projecten) werkt aan complexe, risicovolle opgaven, zoals de energietransitie en de bereikbaarheid van de regio Amsterdam. Zij hebben focus, zijn experts in maatwerk en zijn resultaatgericht. Daarbij zijn ze altijd op zoek naar innovatieve, toekomstbestendige oplossingen. Kenmerkend voor de gemeente is dat ze open zijn over het proces en bereid zijn om van gebaande paden af te wijken. Bij de Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie (UIE) werken 175 enthousiaste collega’s. UIE is een ambitieuze en nog jonge organisatie: ze bestaan sinds 1 januari 2022 en groeien snel! Je stapt op precies het juiste moment bij ons in. Want diverse complexe projecten zijn al gestart terwijl ze als organisatie nog volop in ontwikkeling zijn. Jij krijgt de ruimte om je eigen functie vorm te geven én om samen met je collega’s te bouwen aan een stabiele en prettige werkomgeving. Waarin iedereen zich gehoord voelt en de eigen talenten optimaal kan ontplooien. Een uitdagende baan? Absoluut! Daarom werken ze je goed in en introduceren je in het in- en externe netwerk.

Functieomschrijving

De informatieadviseur zal de teams van de Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie, adviseren over het informatiemanagement van hun project. Doel is informatie zo effectief (volgens de regels én volgens de wensen van het team) en zo efficiënt mogelijk (de best mogelijke werkafspraken) te verwerken. De Informatieadviseur zal zelf ook meehelpen in de uitvoering van het informatiebeheer. De informatieadviseur adviseert tevens over verbeteringen in IT en informatiebeheer. Onder andere door het in kaart brengen en realiseren van (nieuwe) informatiebehoeften/oplossingen vanuit (werk)processen.

Werkzaamheden

• Controleren en vormgeven van de digitale dossiers in overleg met andere informatieadviseurs, de projectleider informatiebeheer en met de inhoudelijk verantwoordelijke medewerker(s) van het team/afdeling;
• Verstrekken van informatie en fungeren als vraagbaak / eerste aanspreekpunt op het gebied van informatiemanagement (technologie, beveiliging en beheer) van een team of afdeling;
• Trainen van nieuwe teamleden in samenwerking met onder andere Functioneel Beheerders rond het juist opslaan en registreren van documentatie (on-the-job of klassikaal);
• Beschrijven van afdelingsspecifieke werkafspraken passend binnen de kaders van het informatiebeheerplan van de directie Bijzondere Projecten (BP);
• Motiveren van medewerkers tot goed informatiemanagement;
• Ondersteunen / adviseren van managers/projectleiders bij het informatiebeheer van hun project;
• Verantwoordelijk voor een goede begeleiding en advisering op gebied van informatietechnologie en informatiebeheer;
• Verantwoordelijk voor het geven van een juiste vertaling van de opgestelde beleidsdocumentatie naar de praktische afdelingsspecifieke werkwijze(n);
• Verantwoordelijk voor het op de hoogte houden van de stand van zaken aan de manager ICT/IV én projectleider informatiebeheer;
• Goede samenwerking met de andere informatieadviseurs.

Functie-eisen

• Je beschikt over minimaal een HBO diploma;
• Persoonlijke motivatie van max 1 A4;
• Je beschikt tenminste over 1 jaar aantoonbare ervaring met implementatie en gebruik van digitale documentmanagementsystemen.

Wensen:

• Je beschikt over ervaring met de informatiemanagement rol binnen infrastructurele/energie projecten met grotere omvang (aanbestedingswaarde groter dan 10 miljoen euro);
• Je beschikt over praktijkervaring met informatiemanagement bij diverse projectmanagementmethodes, zoals IPM, Prince2 of AgilePM;
• Je beschikt over ervaring op het gebied van werken in het informatiemanagement van een (bouw)ontwerp- en realisatieproces;
• Je hebt ervaring met informatiemanagement van project- en assetmanagement;
• Je hebt ervaring met implementatie en ondersteuning van het gebruik van documentmanagementsystemen, met name Decos Join of MS SharePoint;
• Je hebt ervaring met de archiefrichtlijnen en relevante wetgeving informatiebeheer kennen en kunnen toepassen in bouwprojecten.