Fleetspecialist onderhoud en elektrificatie

Organisatie

De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. 

Functieomschrijving

Het borgen en verbeteren van de kwaliteit, beschikbaarheid en kostenbeheersing van het volledige wagenpark (diesel en ZE) door middel van structurele monitoring, analyse en gerichte verbetervoorstellen. Daarbij professionaliseren en standaardiseren van het onderhoud-, schade- en factuurcontroleproces, inclusief een eenduidig handelingskader richting leveranciers en interne afstemming. Het realiseren van kennisborging binnen Fleet en op de 6 werven door het ontwikkelen en geven van opleidingen, en het opleveren van praktische werkinstructies, checklists en overdrachtsdocumentatie in Teams.
Het beheerst ondersteunen van de instroom en ingebruikname van 40 elektrische voertuigen vanaf de eerste week van juli (circa 3 per week), inclusief rij-/laad-/veiligheidsinstructies, acceptatie/opleverchecks en inrichting van een herhaalbare werkwijze. Het opleveren van een werkende rapportage- en stuurset in Power BI op basis van Ultimo (onderhoud/werkorders) en AFIS (kosten/facturen), zodat de organisatie op KPI’s kan sturen.

Werkzaamheden
De afdeling Fleet zoekt een tijdelijke specialist die de kwaliteit, beschikbaarheid en kostenbeheersing van ons wagenpark helpt borgen én een belangrijke rol speelt in de transitie naar zero-emissie (ZE)/ elektrische voertuigen. Deze rol is cruciaal om processen te standaardiseren, kennis te borgen in de organisatie en de operationele continuïteit van het wagenpark te versterken. Je bent verantwoordelijk voor het uitwerken van het proces van onderhoud, reparaties en schades en de controle op naleving van dit proces door interne en externe partijen. Verder stel instructies op een geeft trainingen zodat interne collega’s deze werkzaamheden steeds meer zelfstandig kunnen uitvoeren. Daarnaast ondersteun je de implementatie en ingebruikname van elektrische voertuigen (incl. rij- en veiligheidsinstructies) en neem je deel aan het aanbestedingsteam voor voertuigen en onderhoudscontracten (voor reparatie, onderhoud en schadeherstel). Je zorgt voor duidelijke communicatie over werkwijzen, verwachtingen, wijzigingen en escalatieroutes rondom onderhoud, schades en facturatie. Vanuit deze rol schakel je met interne stakeholders (Fleet, operatie, locaties) en externe partijen (dealers, onderhoudsleveranciers, leasemaatschappijen, schadeherstellers) in afstemming met de betreffende contractmanager.

Taken (omschrijving van de werkzaamheden)

• Monitoring, analyse en rapportage (Ultimo/AFIS/Power BI):
• Monitoren van onderhoud, reparaties en schades (diesel en ZE) en bewaken van doorlooptijden en kwaliteit.
• Analyseren van data uit Ultimo/AFIS en opbouwen van een maandelijkse stuurset in Power BI.
• Signaleren van trends/afwijkingen en opleveren van concrete verbetervoorstellen inclusief prioriteit en eigenaar.
• Leveren van input voor (of opstellen van) een onderhoudskostenprognose voor diesel en ZE.
• Factuurcontrole & kostenbeheersing (AFIS):
• Inhoudelijke controle van facturen van externe onderhouds-/reparatieleveranciers op noodzaak, juistheid, tarieven, richt-/normtijden en contractafspraken.
• Vastleggen en implementeren van een praktisch handelingskader (wat keuren we goed, wanneer escaleren, welke onderbouwing is nodig).
• Opzetten van dossiervorming en terugkoppeling richting leveranciers (correcties/betwistingen) in afstemming met opdrachtgever.
• Opleiden & kennisoverdracht (Fleet + 6 werven):
• Ontwikkelen van trainingsplan, trainingsmateriaal, werkinstructies en checklists (opslag en versiebeheer in Teams).
• Geven van trainingen aan Fleet-collega’s voor zelfstandig uitvoeren van factuurcontrole en onderhoudskeuzes.
• Opleiden/begeleiden van locatie-/werfmedewerkers in aanmelden, inname/uitgifte, basiscontroles en klein onderhoud.
• Implementatie ZE-voertuigen (instroom 40 stuks vanaf 1e week juli, 3 per week):
• Organiseren en implementeren van rij-/laad-/veiligheidsinstructies en schadepreventie voor chauffeurs/locaties.
• (Mede) uitvoeren van technische acceptatie/afname en opleverchecks bij instroom; vastleggen van acceptatiepunten en documentatie.
• Begeleiden van ingebruikname en nazorg; zorgen voor herhaalbare werkwijze en registratie (Teams en waar nodig Ultimo).
• Jaarplanning onderhoud (kaders en draaiboek):
• Analyseren van inzet/gebruik per voertuig en adviseren over passend onderhoud en onderhoudscadans.
• Opstellen van kaders/draaiboek voor onderhoudsjaarplanning inclusief overlegcadans en templates.
• Deelname aanbestedingsgroep (voertuigen & ROB/onderhoud):
• Actief meewerken aan eisen en specificaties met focus op onderhoudbaarheid, contracteerbaarheid, doorlooptijd, SLA/KPI’s en kosten.
• Beoordelen van offertes en leveranciersvoorstellen en opleveren van reviewmemo’s/risicoanalyses ter besluitvorming door opdrachtgever.

Communicatie en afstemming:

• Inrichten en onderhouden van duidelijke communicatie over werkwijzen, wijzigingen en escalatieroutes.
• Afstemmen met Fleet, operatie en werven en onderhouden van contact met externe leveranciers binnen de afgesproken governance (OLET).

Reden van opdrachtverstrekking

Er is sprake van een tijdelijke piekbelasting en verhoogd operationeel risico door de geplande ZE-instroom (45 voertuigen in korte tijd), waardoor extra specialistische capaciteit noodzakelijk is.
De opdracht vraagt om specifieke expertise (fleet onderhoud, factuurcontrole op norm-/richttijden en contractafspraken, opleiden/coachend implementeren, ZE-acceptatie en ingebruikname) die intern onvoldoende beschikbaar is of niet op korte termijn vrijgemaakt kan worden.
De organisatie wil de uitvoering versnellen, maar tegelijk borgen dat processen en kennis structureel worden overgedragen aan vaste medewerkers; de inhuur is dus gericht op opbouw en overdracht, niet op blijvende uitvoering.

Het betreft een opdracht met een duidelijk afgebakende looptijd (1 jaar vanaf 1 maart, met mogelijke verlenging tot 2 jaar) en concreet opleverbare producten, waardoor tijdelijke inhuur passend is en een vaste formatie-uitbreiding niet noodzakelijk. De inzet vindt plaats onder OLET (onder leiding en toezicht) van de Fleetmanager, waarmee sturing, prioritering en governance geborgd blijven.

Functie-eisen

• Je beschikt minimaal over een WO werk- en denkniveau, met aantoonbare ervaring in een technisch/bedrijfskundig domein (fleet, onderhoud, assetmanagement of technische operatie);
• Persoonlijke motivatie van max 1 A4;
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare kennis van onderhoudsprocessen (preventief/correctief), werkordersturing, schade-afhandeling en kwaliteitsbewaking binnen een wagenpark (diesel én elektrisch);
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het inhoudelijk toetsen van facturen aan afspraken zoals tarieven, richt-/normtijden, contractcondities en scope van werkzaamheden (incl. onderbouwing en dossieropbouw);
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in het analyseren van onderhouds- en kostendata en het vertalen naar stuurinformatie; ervaring met Power BI en werken met bronsystemen zoals Ultimo (werkorders/onderhoud) en AFIS (kosten/facturen);
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met het ontwikkelen van trainingsmateriaal, geven van trainingen en het coachen van collega’s zodat werkzaamheden structureel intern geborgd worden (Fleet én 6 werven);
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in implementatie van elektrische voertuigen, inclusief gebruikersinstructie (rijden/laden/veiligheid), acceptatie/oplevering en operationele nazorg.

Wensen:

• Je hebt ervaring met technische acceptatie/afname van (nieuwe) voertuigen;
• Je hebt aantoonbare ervaring met werken in een grote organisatie met meerdere locaties en stakeholders;
• heeft aantoonbare ervaring met het uitvoeren van data-analyses in Excel (bijv. draaitabellen, complexe formules) en/of BI-tools (zoals PowerBI, Tableau).