Facilitair servicedeskmedewerker

Organisatie

Je maakt onderdeel uit van de afdeling Nieuwkomers. Binnen deze afdeling wordt je geplaatst bij het team facilitair. Dit team verzorgt drie opgaven: Opvang Asiel, Opvang Oekraïense vluchtelingen en de tijdelijke huisvesting van statushouders. Veel Oekraïense vluchtelingen zoeken onderdak in Europa, zo ook in Nederland. De gemeente Rotterdam vangt zo’n 2.000 Oekraïense vluchtelingen op, in het kader van de spreidingswet worden 2500 mensen opgevangen en elk jaar worden gemiddeld 1100 statushouders (taakstelling) gehuisvest. Samen met collega’s en afdelingen van vrijwel alle onderdelen van de gemeente zorgt de afdeling Nieuwkomers ervoor dat deze opgaven succesvol worden uitgevoerd.

Het team Facilitair zorgt ervoor dat tijdelijke (opvang)locaties veilige, schone en prettige leefomgevingen zijn. De kerntaken van het team Facilitair zijn het inrichten en beheren van tijdelijke opvanglocaties en ervoor zorgen dat alles goed blijft functioneren. Je werkt binnen een breed facilitair domein, waarbij de schaal en diversiteit van de locaties zorgen voor een gevarieerd takenpakket.

De organisatie

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 650.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Zij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Een stad waar je ruimte ervaart. Bij een organisatie die je vrijheid en verantwoordelijkheid biedt. Voor werk waar je uitdaging voelt. Zodat jij en de stad blijven groeien. Voor alle Rotterdammers. Ze zijn ambitieus, vooruitstrevend en innovatief.

Functieomschrijving

Als facilitair servicedeskmedewerker ben je de spin in ’t web als het gaat om vragen op facilitair gebied. Deze functie vraagt om een proactieve, stressbestendige en servicegerichte medewerker, die het leuk vindt om te werken in een zeer dynamische werkomgeving. Zo draag je bij aan een fijne goed geordende werk- en woonomgeving voor jouw collega’s en de vluchtelingen.

Jouw functie 

Als facilitair servicedeskmedewerker ondersteun en ontzorg je de coördinator facilitair en de facilitair locatiemanagers Je bent samen met collega servicedeskmedewerkers het eerste aanspreekpunt voor alle meldingen die binnenkomen en zorgt voor een goede coördinatie van al deze vragen. Dit zijn veelal (storings)meldingen, maar kunnen ook vragen en/of wensen zijn. Elke melding wordt gecontroleerd op volledigheid en duidelijkheid. Je durft door te vragen, indien de probleem- of vraagstelling niet goed geformuleerd is, totdat jij duidelijk hebt wat het probleem is. Vragen of meldingen handel je zelfstandig af door uit te zoeken wie verantwoordelijk is of zet je door naar de huismeester of een externe leverancier. Complexere situaties zet je door naar de facilitair locatiemanager of escaleer je naar de juiste persoon. Vervolgens zet je de juiste lijnen uit om de melding af te handelen en houdt de aanvrager op de hoogte van de voortgang. Je communiceert met collega’s, accounthouders, sociaal beheerpartijen en leveranciers. 

Het is belangrijk dat je het overzicht houdt over alle meldingen. Staat een melding te lang open dan bel of mail je de uitvoerder en zorg je dat het alsnog geregeld wordt. Is de melding afgehandeld dan koppel je dat terug aan de melder.

Je hebt dus een echt cruciale rol, bent veelzijdig bezig en jouw taken zijn zeer verschillend. Je bent onder andere verantwoordelijk voor:

• Alle facilitaire meldingen die binnenkomen beoordelen;
• Rapportages maken op basis van de meldingen;
• Facturen accorderen;
• Meldingen escaleren wanneer nodig;
• Borgen van alle meldingen in het meldingenbeheersysteem (FMIS);
• Uitzetten van acties bij elke melding naar personen en/of partijen;
• Voortgang bewaken, terugkoppelingen verzorgen, etc,;
• Alle administratieve handelingen die daaruit voortkomen;
• Aansturen huismeester (planning en taken);
• 1e Aanspreekpunt voor in- en externe partijen zoals leveranciers;
• Communicatie met melders, leveranciers en andere stakeholders;
• Beheren en archivering van documenten in MS Teams;
• Wekelijks aandachtspunten binnen locaties en trends doorspreken met facilitair locatiemanagers.

Functie-eisen

Je voelt je thuis in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt en waar snel schakelen de norm is. In de hectiek weet je steeds het overzicht te bewaren, werk je nauwkeurig en neem je initiatief wanneer dat nodig is. Je communiceert helder, beweegt soepel tussen verschillende belangen en weet op een natuurlijke manier verbinding te leggen met iedereen die bij het proces betrokken is. Dankzij jouw stressbestendigheid en vermogen om structuur aan te brengen, organiseer je je werk efficiënt en zorg je dat prioriteiten helder blijven. Door jouw open houding en gevoel voor verhoudingen draag je bij aan een prettige werksfeer waarin iedereen zich gehoord voelt. In de samenwerking met collega’s en facilitair locatiemanagers ben je toegankelijk, ondersteunend en gericht op een gezamenlijke aanpak, waardoor het team als geheel beter kan presteren.

Eisen

• Je hebt een afgeronde HBO Facility Management opleiding;
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring in de functie van servicedeskmedewerker;
• Je hebt 6 maanden werkervaring met projectmatig werken;
• Je hebt werkervaring met documentbeheer en archivering;
• Je hebt werkervaring met Microsoft Suite.

Wensen

• Je hebt werkervaring met een meldingsbeheersysteem (FMIS);
• Je hebt werkervaring met het beheren van een gezamenlijk functionele mailbox. Dit zal ook worden getoetst tijdens het verificatiegesprek;
• Je hebt werkervaring met vluchtelingen of bij opvanglocaties;
• Je hebt werkervaring als facilitair servicedeskmedewerker in een dynamische, complexe organisatie met meer dan 5000 medewerkers of bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners;
• Je hebt werkervaring met demarcatielijsten.