Facilitair evenementen medewerker

Organisatie

De afdeling Facilitaire dienstverlening (FDV) is een afdeling van IIFO (Innovatie, Informatievoorziening, Facilitair en Onderzoek) binnen het cluster BCO. FDV staat voor de dienstverlening m.b.t. beveiliging op locaties en het huisvesten en faciliteren van collega’s in brede zin. Gericht en aansluitend op het primair proces van de gebruikers, flexibel reagerend op veranderingen in de omgeving en kostenbewust binnen financiële en huisvestingskaders die gesteld zijn. Hiermee realiseert FDV binnen de diverse locaties voor alle gebruikers en bezoekers een fijne, plezierige en veilige (werk)omgeving.

De organisatie

Het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning is de spil van de gemeentelijke organisatie en maakt kaders voor het hele concern. Zij zorgt enerzijds dat het college van burgemeester en wethouders de stad kan besturen en de schakel is tussen de burgers, het stadsbestuur en de gebieden. Anderzijds is het cluster de schakel met de overige (beleids)clusters op het gebied van bedrijfsvoering. ICT, HR, Facilitaire Zaken, Juridische Zaken, Onderzoek, Financiën, Inkoop en Communicatie zijn gebundeld. Zo levert het cluster haar bijdrage die de organisatie nodig heeft bij het uitvoeren van haar werk voor de stad. Het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning biedt vakmanschap en kwaliteit, en speelt flexibel in op de vraag. Tegelijkertijd staat de positie van de medewerkers centraal. Bij de gemeente Rotterdam krijg je de kans jezelf te ontwikkelen en te werken aan je persoonlijke ambities. Hiermee maak je het verschil in een organisatie die werkt voor de stad Rotterdam.

Functieomschrijving

Rotterdam is altijd in beweging. Ook op het gebied van facilitaire ondersteuning, van onze gebouwen, voor onze medewerkers en ook voor bezoekers, wordt de dienstverlening constant doorontwikkeld.

Jouw functie

Jij bent een facilitair medewerker die in een uitdagend en dynamisch werkveld wil werken. In deze functie ondersteun je de locatiemanagers die één of meerdere locaties van de gemeente Rotterdam beheren. Voor deze functie gaat het daarbij specifiek om onze locatie “Timmerhuis”. Hierbij ontzorg je de locatiemanager, treed je op als zijn/haar sparringpartner en neem je (deel)taken over indien dit nodig is. Je zorgt ervoor dat de gebruiker zo goed mogelijk zijn/haar eigen werk kan uitvoeren. Als team facility zijn we de expert op het gebied van facilitaire dienstverlening. Als facilitair/Evenementmedewerker werk je in een team bestaande uit; huismeesters, Locatiemanagers en Facility manager.

De volgende taken zullen onder andere bij jouw takenpakket gaan horen:

• Je overlegt regelmatig met de locatiemanager en het team over diverse werkprocessen.
• Je behandelt aanvragen voor evenementen en bijeenkomsten, geeft informatie over mogelijkheden en eventuele kosten en beoordeelt de aanvragen op de gehanteerde voorwaarden.
• De roosterplanning en dagagenda weet je zorgvuldig bij te houden.
• Voor toegekende aanvragen regel je benodigde faciliteiten en voorzieningen.
• Je werkt samen met de huismeesters en hebt in deze samenwerking een coördinerende rol.
• Je ziet toe op de werkzaamheden van (onder)aannemers en leveranciers.
• Vanuit het FMIS-systeem, Sara/TOPdesk, verwerk je meldingen en hou je deze bij.
• Je onderhoud contact met collega’s van de facilitaire servicedesk.
• Je loopt schouwrondes en onderhoud contact met de gebruikers. Zo ben je de schakel tussen de locatie en de locatiemanager.
• Je verleent administratieve ondersteuning voor allerlei gerelateerde zaken.

Loopt er iets niet helemaal goed, dan dagen we je uit om advies te geven aan de locatiemanager.

Functie-eisen

Jij bent een facilitair talent dat niet langs de zijlijn blijft staan, maar juist graag de handen uit de mouwen steekt. Iemand met een echte hands-on mentaliteit die ziet wat er moet gebeuren en direct in actie komt. Je voelt je verantwoordelijk voor je werk en pakt taken voortvarend en doordacht aan. Je bent sociaal, toegankelijk en brengt een gezonde dosis humor mee. Collega’s stappen gemakkelijk op je af en jij weet met jouw open houding een prettige, gastvrije sfeer te creëren. Je begrijpt wat gastvrijheid betekent: aandacht hebben voor mensen, meedenken in oplossingen en zorgen dat alles tot in de puntjes geregeld is. 
Zelfstandig werken gaat je goed af. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en blijft rustig wanneer de druk oploopt. Stressbestendigheid zit in je natuur, ook onder druk blijf je scherp en lever je kwaliteit. Daarbij heb je oog voor detail, zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen. Digitale middelen weet je moeiteloos in te zetten om je werk efficiënt en gestructureerd uit te voeren. Kortom: een doortastende, nauwkeurige en servicegerichte professional die stevig kan doorpakken en het verschil maakt in de facilitaire ondersteuning.

Eisen

• Je hebt een afgeronde Mbo-4 opleiding in de richting van Facilitaire dienstverlening of vergelijkbaar.
• Je hebt werkervaring met het verrichten van administratieve werkzaamheden.
• Je hebt werkervaring met gebouwbeheer, zoals aanspreekpunten voor leveranciers, voorraad beheer, veiligheid, en onderhoud.
• Je hebt werkervaring met het organiseren van evenementen.
• Je hebt werkervaring met het gebruik van Outlook en het Microsoft Office-pakket.
• Je beschikt over aantoonbaar basiskennis van techniek en onderhoud. Dit blijkt uit eerdere opgedane werkervaring.
• Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Wensen

• Je bent in bezit van een geldige BHV- en/of VCA-certificaat.
• Je hebt werkervaring met het gebruik van een digitaal archiefsysteem, zoals DIVA of vergelijkbaar.
• Je hebt werkervaring met software voor servicemanagement, zoals TOPdesk.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het coördineren van werkzaamheden die door externe leveranciers worden uitgevoerd, inclusief het afstemmen van deze werkzaamheden na opdrachtverstrekking door de locatiemanager.