Directeur informatie- en procesmanagement a.i.

Introductie

Voor de gemeente Utrecht zijn wij voor 36 uur per week op zoek naar een directeur informatie- en procesmanagement a.i. Interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Organisatie

Utrecht heeft jou nodig! De directie Informatie- en Procesmanagement (IPM) is verantwoordelijk voor de informatievoorziening, digitalisering en procesinnovatie binnen de gemeente Utrecht. IPM ondersteunt de hele organisatie en het bestuur met een betrouwbare, veilige en gebruiksvriendelijke informatievoorziening en draagt bij aan maatschappelijke ambities zoals een transparante overheid, datagedreven werken en innovatieve dienstverlening.

Op dit moment bestaat de IPM-kolom uit een centraal deel waarin de generieke IT-levering is georganiseerd van DomstadIT, de CIO-office en een afdeling die de organisatieonderdelen voor bedrijfsvoering en bestuur ondersteunt (10 organisatieonderdelen). Verder zijn er 9 IPM-teams die hiërarchisch onder de respectieve directeur van het organisatieonderdeel vallen. Centraal telt de organisatie circa 360 fte en decentraal circa 250 fte. 

Functieomschrijving

De interim-directeur IPM staat op het snijvlak van bestuur en technologie. De rol is bepalend voor het verbinden van digitale ontwikkeling met de maatschappelijke opgaven van de stad. Daarbij gaat het om meer dan inhoud: in een omgeving waar spanning en weerstand voelbaar zijn, is strategisch leiderschap nodig om richting te geven, vertrouwen te winnen en duurzame verandering te realiseren.

De interim-directeur IPM (tevens CIO) geeft leiding aan een omvangrijke directie van circa 550 medewerkers, waarvan hiërarchisch ongeveer 300 medewerkers, is lid van de ambtelijke top van de gemeente Utrecht (‘de 20’) en werkt o.a. nauw samen met de Gemeentesecretaris en de Concerndirecteur Bedrijfsvoering & Dienstverlening. In de rol van CIO is de interim-directeur stelselhouder en strategisch gesprekspartner voor het College en de organisatie op het gebied van digitalisering en informatievoorziening. Daarnaast onderhoudt de interim-directeur nauwe contacten met de wethouder en werkt actief samen met de ondernemingsraad en neemt deel aan het G4-netwerk op het gebied van digitalisering en informatievoorziening.

De directie IPM bestaat uit centrale onderdelen (CIO Office, DomstadIT en de staf die de bedrijfsvoering en het bestuur ondersteunt) én uit decentrale IPM-teams die in de organisatieonderdelen zijn gepositioneerd. Voor de centrale onderdelen is de interim-directeur IPM hiërarchisch leidinggevende; de decentrale teams rapporteren functioneel aan IPM, maar hiërarchisch aan hun eigen organisatiedirecteur. Dit vraagt van de interim-directeur IPM gezaghebbend en verbindend leiderschap, waarbij koers en samenwerking steeds in gezamenlijkheid worden geborgd.

Een belangrijke veranderopgave is het aansturen van het programma IPMConnect, waarin de toekomstige inrichting en governance van de IPM-kolom (CIO Office, DomstadIT en de decentrale IPM-teams) worden voorbereid en besloten. Doel is de samenwerking en dienstverlening te versterken, versnippering te verminderen, informatieveiligheid en kaderstelling te borgen en tegelijkertijd een bezuiniging van €1,2 miljoen te realiseren. Bij de start van de interim-directeur zal de besluitvorming naar verwachting grotendeels zijn afgerond en zal de nadruk liggen op de implementatie en borging van de gewenste effecten. Daarbij is ruimte om, waar nodig, accenten aan te scherpen of bij te stellen om de koers goed in de organisatie te laten landen. Deze veranderingen zijn ingrijpend en roepen niet vanzelf draagvlak op. Van de interim-directeur wordt daarom verwacht dat hij/zij met gezag en strategisch leiderschap richting geeft, weerstand weet te overbruggen en samenwerking en vertrouwen weet te behouden in een complexe bestuurlijke omgeving.

Opdrachtomschrijving
De focus voor de interim-directeur ligt op de volgende drie prioritaire taken:

• Aansturen als gedelegeerd opdrachtgever van het programma IPMConnect, met een mogelijke rol in de afronding van de besluitvorming over herinrichting, governance en topstructuur van de IPM-kolom en de daaropvolgende implementatie, met waar nodig bijstelling of aanscherping, gericht op samenwerking, risicoreductie en realisatie van de bezuiniging.
• Leiden van digitale transities zoals Common Ground en deze vertalen naar bestuurlijke keuzes en uitvoerbare strategie.
• Op orde brengen van portfoliomanagement door keuzes te maken, te prioriteren en verwachtingen waar te maken.

Naast de veranderopgave van IPMConnect is de interim-directeur verantwoordelijk voor:

1. de dagelijkse aansturing en bedrijfsvoering van de IPM-organisatie.
2. het bouwen aan een stevig managementteam.
3. het vertrouwen borgen in de IPM-kolom door transparant te communiceren, realistische afspraken te maken, resultaten zichtbaar en conform verwachting te realiseren.
4. IPM verbinden met organisatieonderdelen en klantgroepen en verdelen van schaarse middelen en expertise in gezamenlijkheid.
5. het zorgen dat de gemeente aantoonbaar in control is op informatiebeveiliging, compliance en continuïteit.
6. het ontwikkelen van de gemeente tot een aantrekkelijke werkgever voor IT-, data- en AI-talent en geeft richting aan de inzet van nieuwe technologie, met oog voor ethiek en maatschappelijke waarden.
7. het bewaken van de kaders en richtlijnen voortkomend uit de stelselverantwoordelijkheid.
8. de ontwikkeling en implementatie van de digitale visie en strategie van de gemeente, met als doel een betrouwbare en innovatieve IPM-dienstverlening te realiseren.

En tot slot ben je strategisch adviseur en gesprekspartner voor bestuur, concerndirectie en collega-directeuren bij digitaliserings- en informatievraagstukken.

Resultaat van de opdracht
De opdracht is succesvol als:

1. IPM zichtbaar stappen heeft gezet richting meer grip en beschikt over een versterkt en effectief managementteam.
2. Er een gedragen en transparant portfolioproces is ingericht dat realistische keuzes borgt en verwachtingen waarmaakt.
3. Het programma IPMConnect is conform de genomen besluiten uitgevoerd, met waar nodig aanscherping of bijstelling, en de gewenste effecten zijn in de organisatie zichtbaar, geborgd, inclusief de afgesproken bezuinigingsopgave.
4. Het vertrouwen van bestuur, organisatieonderdelen, klantgroepen en medezeggenschap in IPM merkbaar is versterkt.
5. Digitale transities (cloud, Common Ground, ketensamenwerking, AI) zijn in beweging gezet en bestuurlijk ingebed.
6. De gemeente aantrekkelijker is gepositioneerd als werkgever voor IT-, data- en AI-talent.
7. IPM haar rol als strategische partner binnen het concern en richting de stad overtuigend vervult.
8. De samenwerking met de medezeggenschap is versterkt en draagt bij aan vertrouwen en draagvlak in de organisatie.

Functie-eisen

Je brengt ervaring mee als directeur die gewend is te werken in een politiek-bestuurlijke context. Je weet hoe digitalisering en informatievoorziening bijdragen aan strategie, governance en samenwerking, en je combineert dit met verandermanagement en leiderschap op hoog niveau. 

Opleiding en ervaring 

• Academisch werk- en denkniveau.
• Ervaring met digitalisering, informatievoorziening en procesmanagement (niet als IT-specialist, maar als verantwoordelijke voor strategie, governance en samenwerking).
• Ruime managementervaring in een vergelijkbare directiefunctie, met bewezen gezag en autoriteit in een complexe bestuurlijke of maatschappelijke context.
• Aantoonbare ervaring met organisatieontwikkeling, verandermanagement, reorganisaties en portfoliosturing.
• Ervaren gesprekspartner voor bestuur, medezeggenschap en topmanagement.
• Affiniteit met data en AI en inzicht in de maatschappelijke en ethische vraagstukken daarbij.
• Prè: Ervaring met samenwerking met medezeggenschap bij reorganisatie- of verandertrajecten.
• Prè: Ervaring als (interim) CIO in een gemeentelijke organisatie. 

Benodigde vaardigheden / soft skills 

• Leiderschap in vernieuwing: koersvast, normerend, inspirerend, met het gezag en de autoriteit om richting te geven en mensen mee te nemen in verandering.
• Executiekracht: stuurt doortastend op resultaat en realisatie.
• Strategisch inzicht en visie: kan technologische ontwikkelingen vertalen naar een toekomstgerichte koers voor de organisatie.
• Communicatief sterk: legt complexe thema’s helder uit aan niet-technische stakeholders en is transparant en verbindend.
• Omgevingssensitief: beweegt effectief in een bestuurlijke omgeving met uiteenlopende belangen.
• Mensgericht: borgt sociale veiligheid en weet een wendbare organisatie te bouwen, ook in tijden van financiële krapte.