Contract en leveranciersmanager ICT

Introductie

Voor de gemeente Utrecht zijn wij voor 36 uur per week op zoek naar een technisch projectmanager civiele techniek. Interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Organisatie

Utrecht heeft jou nodig

Sensoren, cybercrime, blockchain: IT is constant in beweging. Het is bovendien een breed vakgebied. Hier zetten Ze sensoren in voor druktemonitoring, brengen Ze werfkelders in kaart met 3D-technologie, werken Ze aan een digitaal inkomstenloket en zorgen Ze ervoor dat ze de data veilig kunnen ontsluiten. Niet vreemd dus dat geen dag hetzelfde is als je bijvoorbeeld aan de slag gaat als netwerkarchitect, ontwikkelaar, IT contractmanager, data-analist of security specialist.

Tegelijkertijd brengt die digitalisering ook uitdagingen met zich mee. Want hoe kunnen ze het leven in de stad er zo prettig mogelijk mee maken en de risico’s zoveel mogelijk beperken? Dit vraagt om een slimme kijk op nieuwe technologieën zoals 5G-internet en urban data platforms. Ook in de digitale stad willen ze dat het menselijke gezicht van Utrecht zichtbaar blijft. Daarbij is het belangrijk om aandacht te hebben voor inwoners die moeilijk kunnen meekomen in de digitale wereld. Daar hebben ze een duidelijke visie en innovatieve oplossingen voor nodig. Bijvoorbeeld als het aankomt op verstandig omgaan met privacy.

Functieomschrijving

De Contract- en Leveranciersmanager ICT is verantwoordelijk voor Contractmanagement, Tactisch Leveranciersmanagement en decentrale inkoop. Is aanspreekpunt in het ICT inkoopproces voor de procesen contracteigenaren wat betreft inkoopbehoefte. Je voert deze rol uit voor 2 teams: het team voor DomstadIT (dat centrale IT diensten levert) en het team voor het domein Bedrijfsvoering. De tijdsverdeling tussen de teams komt gemiddeld op 50/50 uit.

Dit ga je doen

1. Contractmanagement
2. Tactisch Leveranciersmanagement
3. Decentrale inkoop

Ad 1. Contractmanagement

• Participeert in het aanbestedingstraject en voert hierbij de regie over afdeling brede en vakoverstijgende trajecten.
• Bewaakt de contractafspraken en adviseert contracteigenaar over contractmanagement en over de contractmanagement tools van IB JZI (o.a. in gebreke stelling; verlenging; opzegging; ontbinding)
• Toetst offertes op afspraken contractafspraken.
• Rapporteert leveranciersprestatie en financiën aan de contract eigenaren en per kwartaal richting het management.
• Escalaties naar de leverancier.
• Signaleert tijdig einddatums van contracten naar contracteigenaar en life cycle management.
• Beheren van licenties (Software asset management).
• test

Specifiek voor het team bedrijfsvoering heb je een aantal werkzaamheden die voor het einde van het jaar afgerond moeten zijn:

• Afronden inventarisatie i-contracten voor de 10 OO's binnen het domein
• Vaststellen per OO van de te beheren contracten
• Ervoor zorgen dat de contractdocumentatie op orde komt
• Uitvoeren SPEND analyse en op basis van deze uitkomsten inrichten beheerregime (inclusief rapportages en periodiek overleg)

Ad 2. Tactisch leveranciersmanagement

• Verkennen, starten en onderhouden en – waar relevant – verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met kernleveranciers.
• In samenwerking met leverancier bijdrage leveren aan innovatie beleid.
• Geeft advies t.b.v. de strategische leveranciers en mogelijke veranderingen daarin.
• Ontwikkelt en onderhoud een relatienetwerk.
• Adviseert de operationele leveranciersmanager.
• Adviseert gevraagd en ongevraagd.

Ad 3. Decentrale inkoop

Aanspreekpunt voor budgethouders/aanvragers over een inkoopbehoefte en adviseert met betrekking tot inkoop en aanbestedingsbeleid van de gemeente Utrecht, in samenwerking met JZI;

• Inventariseren van de (te verwachten) inkoopbehoeften in het organisatieonderdeel als input voor het inkoop jaarplan en de gemeente brede aanbestedingskalender.
• Aanspreekpunt voor de relevante productgroep eigenaren voor
  • het vertalen van de betreffende productgroep strategie in inkooptrajecten.
  • informatie van gebruikers of de markt, voorstellen tot standaardisatie, bundeling of samenwerking.
• Toetst op rechtmatigheid en mogelijke afwijkingen van de kaders.
• afweging maken en advies geven hoe de opdracht ingekocht moet worden om de beste kwaliteitprijsverhouding te krijgen, in ogenschouw nemend de maatschappelijke doelstellingen (MKB, duurzaamheid en social return), het juridisch kader en streeft naar optimalisatie door onder andere bundeling van inkopen.
  • Proces begeleiden van inkooptrajecten.

Functie-eisen

• Je bent in staat zijn om minimaal 50% per week vanaf een gemeente Utrecht locatie te werken;
• Het is niet toegestaan dat gebruik wordt gemaakt van AI;
• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau;
• Je bent in bezit van NEVI 2 of een (Post) HBO Aanbesteden voor Gevorderden certificaat;
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare ervaringen met Contract & Leveranciersmanagement in het vakgebied ICT;
• Je hebt ervaring met het op orde brengen van contractdocumentatie zoals vermeld in het profiel bij Contractmanagement;
• Je hebt aantoonbare ruime ervaring met het zelfstandig voorbereiden en uitvoeren van complexe ICT Europese aanbestedingen bij de (semi) overheid, en met het opstellen en beoordelen van aanbestedingsstukken voor Cloud en outsourcing trajecten waarbij ook security (AVG) uitgebreid aan bod kwamen;
• Je hebt aantoonbare ruime ervaring met onderhandelingen en besprekingen voeren met leveranciers waarbij er sprake is van een grote mate van tegengestelde belangen;
• Je hebt aantoonbare ervaring met het ontwikkelen en onderhouden van een relatienetwerk;
• Je bent Integer, klantgericht en stressbestendig;
• Je ben analytisch ingesteld en kan goed anticiperen en communiceren.Geef een concreet voorbeeld waaruit bovenstaande blijkt;
• Schrijf een motivatie t.b.v. deze opdracht van max 1/2 a4).