Documentmanager Bruggen / Sluizen

Introductie

Voor de gemeente Rotterdam zijn wij voor 24 uur per week op zoek naar een documentmanager. Interesse gewekt? Lees dan snel verder!

Organisatie

Het ingenieursbureau is de plek om mee te werken aan de ontwikkeling van Rotterdam. Zij zijn de engineers achter de realisatie en begeleiding van stedelijke infrastructurele projecten vanaf het aanleggen en reconstrueren van wegen en waterwegen tot riolering en groen. Met geavanceerde technieken, ervaren collega’s en enthousiaste trainees kan jij de uitdaging aangaan om jouw bijdrage te leveren aan de stad Rotterdam. Heeft dit jouw interesse en werk jij graag mee aan de uitbreiding van de haven, de bouw van een nieuw stadion of de ontwikkeling van een modern stadscentrum? Dan is het ingenieursbureau van gemeente Rotterdam de plek voor jou!

De organisatie

Zij zijn van goede en groene groei. De stad vormgeven en in vorm houden. De skyline van Rotterdam. De diversiteit aan bedrijven en publieke instellingen. De bereikbaarheid van stad en regio. De internationale handelsgeest, ondernemerskracht, ambitie en daadkracht. Het zijn allemaal voorbeelden van hoe Stadsontwikkeling samenwerkt met bewoners en ondernemers aan de voorspoed van de stad. Sinds 2016 is daar een extra opgave bijgekomen en dat is ‘groene groei’: vooruitgang die klimaatvriendelijker, beter voor het milieu en op een circulaire gedachte gebouwd is. Stadsontwikkeling bouwt dus aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad. Met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken.

Samen met Rotterdammers en verschillende partners geven ze vorm aan de stad en houden ze de stad in vorm. Kies jij voor Stadsontwikkeling, dan is de kans groot dat je ideeën ontwikkelt die een duidelijk stempel achterlaten op Rotterdam. Je gaat vernieuwing en vooruitgang dromen, tegelijkertijd zit je zelf aan de knoppen om groei samen met de stad te realiseren. Stadsontwikkeling is er voor mensen die behoeftes zien, de ruimte pakken, ervoor durven gaan en het waarmaken.

Functieomschrijving

Jij bent van het op orde brengen van de actualiteit, eenduidigheid, traceerbaarheid en beschikbaarheid van alle projectdocumentatie. Dankzij jouw inzet komt het programma beweegbare bruggen en sluizen in control op het gebied van informatievoorziening.

Jouw functie

Je gaat aan de slag als Documentmanager voor het programma Open / Dicht (beweegbare bruggen en sluizen). Deze valt onder het assetmanagement van Stadsbeheer. Momenteel loopt de fase van het uitwerken van de programma aanpak. In deze fase is het van belang om als programma ‘in control’ te komen op het gebied van informatievoorziening.

Als Documentmanager heb je een breed takenpakket en bijbehorende verantwoordelijkheden. Je bent onder andere verantwoordelijk voor het gefaseerd opzetten, implementeren, beheersen en actueel houden van het Document Management Systeem en bijbehorende processen, zodat de organisatie op elk moment kan beschikken over actuele projectdocumentatie. We voorzien hierin op hoofdlijnen 3 stappen:

• Stap 1 Documentmanagement binnen Programma
• Stap 2 Koppeling met proces Beheer
• Stap 3 koppeling met uitvoeringsproces

Doel van de functie

In stappen opzetten van een aanpak met als doel het waarborgen (op orde brengen) van de actualiteit, eenduidigheid, traceerbaarheid en beschikbaarheid van alle projectdocumentatie. Samenstellen van o.a. het Technische dossier (tbv CE-markering) en Oplever- en Overdrachtsdossier op basis van de informatiebehoefte van de Stakeholders. Dit in een omgeving waarin mensen niet allemaal gewend zijn te werken volgens een vast stramien, en hierop wellicht terughoudendheid zullen tonen. Het vasthoudend zijn in uitdragen en implementeren is een belangrijk onderdeel van de functie, ook bij ervaren tegenwind. Je rapporteert over de voortgang aan de projectleider technische processen (SE/ Relatics).

Vakgebieden

Bruggen, sluizen, tunnels, werktuigbouwkunde, civiel, laagspanning, technische automatisering, centrale systemen, system engineering, test- en indienststellingsmanagement.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde MBO4-opleiding;
• Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie;
• Je hebt ervaring met MS Office applicaties;
• Je hebt kennis van wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer en archivering;
• Je hebt kennis van en ervaring met zaakgericht werken;
• Je hebt aantoonbare kennis van en ervaring met document control applicaties (bijvoorbeeld Sharepoint, Teams, Relatics, etc.) inclusief meta en asset data, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt aantoonbare werkervaring binnen een multidisciplinaire werkomgeving bij een infrastructureel project bij een aannemer of een ingenieursbureau.

Wensen

• Je hebt minimaal een afgeronde MBO4-opleiding in de richting van techniek;
• Je hebt ervaring met het implementeren van nieuwe werkwijzen;
• Je hebt werkervaring binnen een assetmanagement organisatie.

Compententies

• Analytisch;
• Nauwkeurig;
• Zelfstarter.
• Integer handelen;
• Resultaatgerichtheid;
• Omgevingsbewustzijn;
• Kritisch op eigen werk en dat van anderen;
• Je bent communicatief vaardig en in staat om op meerdere niveaus en met verschillende mensen te communiceren;
• Je bent gericht op samenwerken en kwaliteiten;
• Pro-actieve houding.