Projectsecretaris ruimtelijke ordening

Functieomschrijving

Als projectsecretaris ondersteun je de teams Ruimtelijke Ordening 1 en 2 bij het uitvoeren van diverse activiteiten, met als hoofdtaak het ondersteunen bij het tijdig en juist afhandelen van bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming. Daarnaast bied je administratieve ondersteuning bij inkoopverzoeken. Je helpt de teamleiders, beleidsadviseurs en projectmanagers bij het bewaken en begeleiden van de administratieve processen rondom deze werkzaamheden. Je komt terecht in een hectische, inhoudelijke omgeving met gedreven professionals, waarbij je ook soms als achtervang de teams Milieu en Wonen ondersteunt. De administratieve processen en inhoudelijke dossiers vragen om diverse vormen van ondersteuning, en jij zorgt ervoor dat deze processen in goede handen zijn. Bij ons krijg je de nodige verantwoordelijkheid en de ruimte om zelfstandig te werken.

Werkzaamheden:

• De tijdigheid en de kwaliteit van de afwikkeling van de bewonersbrieven, bestuurlijke post en - besluitvorming zijn van het grootste belang. Je registreert, bewaakt de termijnen en grijpt tijdig in als termijnen overschreden lijken te worden;
• Daarnaast word je gevraagd je in te zetten voor ondersteunende taken voor het team, de teamleider en de afdeling, bijvoorbeeld bij het plannen en organiseren van de teamoverleggen of inhoudelijke overleggen;
• Je verricht ondersteunende werkzaamheden voor  het inkoopproces, als het aanmaken van bestelformulieren, het bewaken van de voortgang en het beantwoorden van allerlei inhoudelijke vragen;
• Maakt en bewaakt afspraken, helpt met organiseren van bijeenkomsten, ondersteuning bij vergaderingen (verslaglegging en bewaking). 

Ons aanbod

Als projectsecretaris  ruimtelijke ordening voor de gemeente Rotterdam werk je binnen een gedreven team.

Daarnaast bieden wij:

• Interessante en complexe projecten bij toonaangevende opdrachtgevers;
• Doorgroei- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Een baan van 36 uur per week;
• Salarisschaal 8: €3.171 - €4.464;
• 25 vakantiedagen per jaar op fulltime basis.

Op deze vacature kunnen geen ZZP'ers reageren. U kunt reageren tot 8 december.

Functie-eisen

Jij hebt een echte ‘hands-on mentaliteit’ en werkt graag projectmatig. Je voelt je verantwoordelijk voor je werkzaamheden en kunt goed schakelen tussen verschillende onderwerpen, terwijl je altijd het overzicht behoudt. Punctualiteit is voor jou vanzelfsprekend en je werkt het liefst zelfstandig. Toch zoek je de samenwerking op wanneer dat nodig is. 
Je bent een generalist met uitstekende communicatieve vaardigheden en hebt een goed beheersing van het Nederlands in woord en geschrift! Het is een toffe baan in een leuk, hecht team met de nodige verantwoordelijkheid. We zoeken daarom ook iemand die deze verantwoordelijkheid kan dragen. Daarnaast is het voor jou geen probleem om op vrijdag te werken.  

Eisen

• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met Corsa of DIVA-BB.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met e-Suite.
• Je hebt minimaal een afgeronde MBO-niveau 4 opleiding, in de administratieve richting (bijvoorbeeld MBO Business Services).
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als projectsecretaris.
• Je hebt ervaring met agendabeheer.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervering met het Microsoft Office-pakket.

Wensen

• Je werkt op vrijdag.
• Je hebt werkervaring met het schrijven en redigeren van teksten.
• Je beschikt over een certificaat schrijfvaardigheid op niveau B1.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als ondersteuner bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners.